چکیده. هدف این مقاله شناسایی داشبورد مدیریتی است

همبستگی بالایی بین کاربردهای مختلف داشبورد مدیریتی و بهره‌ وری کاربر نرم افزار bi وجود داشت که نشان می دهد داشبورد مدیریتی به ‌عنوان ابزارهای مؤثر در مدیریت عملکرد نرم افزار bi درک می ‌شوند، نه فقط برای نظارت بر عملکرد نرم افزار bi خود، بلکه برای اهداف دیگر از جمله ارتباطات. به نظر نمی رسد کیفیت داده ها در داشبورد مدیریتی نگران کننده باشد (به جز کامل بودن) اما عامل مهمی در مورد استفاده از آن بود. این اولین مطالعه تجربی در مورد داشبورد مدیریتی عملکرد از نظر نرخ پذیرش، ویژگی ‌های کلیدی و مزایا نرم افزار bi است. این مطالعه پتانسیل تحقیقاتی و مزایای داشبورد مدیریتی را برجسته می‌کند، که می ‌تواند برای محققان و متخصصان آینده ارزشمند باشد.

کلمات کلیدی: داشبورد مدیریتی، اندازه گیری عملکرد نرم افزار bi ، مدیریت عملکرد نرم افزار bi ، فرمت ارائه، فرمت نمایش، تجسم، نمودارها.

1. مقدمه

داشبورد مدیریتی ابزارهای تشخیصی هستند که برای ارائه یک دید کلی سریع از عملکرد نرم افزار bi یک شرکت به مدیران پرمشغله طراحی شده اند. به ‌عنوان یک مفهوم، داشبورد مدیریتی عملکردی سال ‌هاست که وجود داشته ‌اند و گزارش ‌ها نشان می ‌دهند که آن ‌ها به طور گسترده توسط مشاغل مورد استفاده قرار گرفته ‌اند. به عنوان مثال، یک نظرسنجی در سال 2004 توسط موسسه انبار داده گزارش داد که حدود نیمی از 473 متخصص هوش تجاری از داشبورد مدیریتی استفاده می کردند و 17 درصد دیگر از پاسخ دهندگان در حال توسعه یک راه حل داشبورد مدیریتی در سازمان خود بودند Eckerson (2006). همچنین، یک نظرسنجی جدیدتر توسط شرکت گارتنر نشان داد که داشبورد مدیریتی به سرعت جایگزین گزارش ‌دهی و تحلیل ‌های موقت در سازمان ‌های غربی شده ‌اند (سالم، 2011). بنابراین جای تعجب نیست که تا به امروز کتاب های درسی زیادی بر روی داشبورد مدیریتی نوشته شده است (به عنوان مثال Few, 2006, Rasmussen et al., 2009). این ادبیات عمدتاً به جنبه های طراحی فنی نرم افزار bi ها می پردازد. با این حال، اطلاعات بسیار کمی در مورد پیاده سازی داشبورد مدیریتی واقعی، به عنوان مثال نحوه استفاده از آنها و اینکه آیا آنها در سازمان ها موثر بوده اند یا خیر، شناخته شده است.

تا کنون، تنها شواهد در مورد مزایای داشبورد مدیریتی از مطبوعات تجاری است که در مورد بهبودهایی به عنوان مثال، حساب های دریافتنی و بودجه گزارش می دهند (نگاه کنید به Miller and Chioffi 2004؛ Kawamoto and Mathers، 2007). تا آنجا که به انتشارات علمی مربوط می شود، تعداد کمی از مطالعات موجود روی نرم افزار bi ها به انگیزه آنها (Wind, 2005؛ Pauwels eal. 2009)، مراحل اجرا یا پیاده سازی (Muntean et al. 2011; Pauwels et al. 2009) و انتخاب آنها پرداخته است.

معیارها (DeBusk et al., 2003, Pauwels et al. 2009) و طراحی نرم افزار bi ها (Yigitbasioglu and Velcu, 2012). از این رو، همانطور که تحقیقات قبلی اشاره می کند (پاولز و همکاران، 2009؛ Yigitbasioglu و Velcu، 2012)، کمبود دانش در مورد تجربیات داشبورد مدیریتی وجود دارد که انگیزه این مطالعه است. این مطالعه نتایج یک نظرسنجی با مدیران فروش نرم افزار bi در مورد استفاده از داشبورد مدیریتی در شرکت های فنلاندی را گزارش می دهد. طبق نتایج، تنها حدود یک چهارم پاسخ دهندگان از داشبورد مدیریتی استفاده کردند که بسیار کمتر از حد انتظار بود.

مدیران فروش از نرم افزار bi ها برای چهار هدف متمایز (نظارت، حل مسئله، منطقی ‌سازی، ارتباط و سازگاری) استفاده کردند. علاوه بر این، همبستگی بالایی بین استفاده از داشبورد مدیریتی و بهره ‌وری کاربر نرم افزار bi وجود دارد که نشان می‌دهد داشبورد مدیریتی ها به عنوان ابزارهای مؤثر در مدیریت عملکرد نرم افزار bi درک می‌شوند، نه فقط برای نظارت بر عملکرد خود (بخش نرم افزار bi) بلکه برای اهداف دیگری مانند منطقی‌سازی تصمیم‌گیری و ارتباطات. کیفیت داده ها در داشبورد مدیریتی ها نگران کننده نبود، اما همانطور که انتظار می رفت، محرکی حیاتی برای استفاده از آن بود.

2. انواع داشبورد مدیریتی عملکرد

داشبورد مدیریتی ها نوع خاصی از سیستم ‌های پشتیبانی تصمیم هستند (آرنوت و پروان، 2005) و می‌توان آنها را به عنوان یک ابزار نرم افزار bi عملکرد بصری و تعاملی تعریف کرد که مهمترین اطلاعات مورد نیاز برای دستیابی به یک یا چند فرد و/یا سازمانی را بر روی یک صفحه نمایش می‌دهد. اهداف، به کاربر نرم افزار bi این امکان را می دهد تا مناطق مشکلی را که نیاز به اقدام اصلاحی دارند شناسایی، کاوش و ارتباط برقرار کند» (Yigitbasioglu و Velcu، 2012، ص 4).

داشبورد مدیریتی دارای ویژگی های بصری و عملکردی هستند که در ترکیب به بهبود شناخت و تفسیر کمک می کنند (Yigitbasioglu و Velcu، 2012). آنها ممکن است توسط کاربران نرم افزار bi مختلف مانند کارگران خط مقدم برای نظارت بر موجودی، توسط مدیران میانی برای تجزیه و تحلیل اقدامات عقب مانده و توسط مدیران اجرایی برای ارزیابی عملکرد استراتژیک نرم افزار bi در برابر اهداف استفاده شوند. عوامل مختلفی در توسعه داشبورد مدیریتی نقش مهمی ایفا کرده‌اند: اول، پیشرفت ‌های فناوری اطلاعات که زیرساخت ‌های فنی را برای ساخت نسبتاً کارآمد آنها بر روی لایه هوش تجاری فراهم کرد. ثانیاً، معرفی تکنیک های جدید در اندازه گیری عملکرد نرم افزار bi مانند کارت امتیازی متوازن (کاپلان و نورتون، 1992) اهمیت اندازه گیری عملکرد نرم افزار bi چند بعدی را برجسته کرد.

در نهایت، نیاز به یکپارچگی بین بخشی در گزارش عملکرد نرم افزار bi ، و همچنین سوگیری داشبورد مدیریتی در پردازش اطلاعات به عنوان برخی از مهم‌ترین عوامل در پذیرش داشبورد مدیریتی در نظر گرفته می‌شوند (LaPointe، 2005). در سال‌های اخیر، نرم افزار bi ها از هدف ذاتی نظارت بر عملکرد به اهداف تحلیلی پیشرفته ‌تر تبدیل شده‌اند و ویژگی ‌های جدیدی مانند (i تجزیه و تحلیل سناریو)، (ii قابلیت‌ های دقیق)، (iii و انعطاف‌پذیری) قالب ارائه (مثلاً جداول یا نمودارها). با توجه به پیشرفت ‌های سریع در فناوری‌ های تجاری، آینده احتمالاً نوآوری‌های بیشتری را برای داشبوردمدیریتی ها به همراه خواهد داشت، مانند ادغام آنها با سیستم ‌های نرم افزار bi جریان کار (Yigitbasioglu و Velcu، 2012).

داشبورد مدیریتی ها از نظریه های رشته های مختلف از جمله سیستم های اطلاعاتی، حسابداری و روانشناسی شناختی استفاده می کنند. آنها داده های پیچیده را از طریق فرآیندی به نام تجسم به تصمیم گیرنده منتقل می کنند. تجسم به بازنمایی های بصری تعاملی داده های انتزاعی و غیرفیزیکی برای تقویت شناخت اشاره دارد (Card et al. 1999).

انگیزه استفاده از تجسم در داشبورد مدیریتی را احتمالاً می توان از طریق تئوری برازش شناختی توضیح داد. نظریه تناسب شناختی بر تناسب بین مهارت‌های تصمیم‌گیری فرد، قالب ارائه اطلاعات و وظیفه در دست تمرکز دارد و دستورالعمل‌های مفیدی را در رابطه با انتخاب قالب ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، نمودارها برای کارهای فضایی که شامل پیش‌بینی و مقایسه هستند و همچنین برای کارهایی که نیاز به تجزیه و تحلیل داده ‌های چند بعدی و تشخیص الگو نرم افزار bi دارند، مناسب هستند. از سوی دیگر، اطلاعات جدولی برای کارهای نمادین و برای کاربرانی که عددی تر هستند (مانند حسابداران و تحلیلگران مالی) مناسب تر است (وسی و گالتا، 1991).

تئوری برازش شناختی فرض می‌کند که تصمیم ‌هایی که تحت شرایط تناسب اتخاذ می‌شوند در مقایسه با موارد غیر مناسب برتر هستند. از آنجایی که وظایف مربوط به نظارت بر عملکرد نرم افزار bi شامل مقایسه انواع معیارها (شاخص های کلیدی عملکرد داشبورد مدیریتی) است، ارائه اطلاعات در قالب گرافیکی به خوبی توجیه می شود. با این وجود، به دلیل تنوع دانش، مهارت ‌ها و پروفای ل‌های شناختی کاربران داشبورد مدیریتی، توصیه می‌شود که نرم افزار bi ها دارای سطحی از انعطاف ‌پذیری از نظر قابلیت ‌های دقیق و انعطاف‌پذیری قالب ارائه باشند (Yigitbasioglu و Velcu، 2012). به طور مشابه، تئوری تناسب تکلیف-فناوری بر تناسب بین توانایی‌های فردی، الزامات تکلیف، و عملکرد فناوری تمرکز دارد (گودو و تامپسون، 1995). به عنوان مثال، انواع خاصی از وظایف که به اطلاعات واحدهای سازمانی مختلف نیاز دارند، نیاز به عملکرد فناوری در قالب پایگاه داده های یکپارچه در سراسر یک سازمان دارند. بنابراین نرم افزار bi ها باید در پرتو وظایف و کاربران طراحی شوند که حمایت از آن الزامی است.

2.1 اهداف مختلف نرم افزار bi ها

پاولز و همکاران (2009) چهار هدف ممکن برای استفاده از نرم افزار bi ها را پیشنهاد می کند: (1) نظارت، (2)، سازگاری (iii برنامه ریزی) و (IV ) ارتباطات. نظارت به ارزیابی روزانه معیارهایی اشاره دارد که باید به اقدامات اصلاحی منجر شود. نظارت را می توان به عنوان اساسی ترین عملکرد داشبورد مدیریتی در نظر گرفت. سازگاری به همسویی اقدامات و روش های اندازه گیری مورد استفاده در بخش ها و واحدهای تجاری مربوط می شود. نرم افزار bi ها همچنین ممکن است برای برنامه ریزی استفاده شوند، زیرا تجزیه و تحلیل سناریو در میان ویژگی های آن وجود دارد. در نهایت، یک داشبورد مدیریتی هم عملکرد و هم ارزش‌های یک سازمان را از طریق انتخاب معیارها به ذینفعانش منتقل می‌کند.

برخی از اهداف ذکر شده در بالا در نظرسنجی های انجام شده توسط سازمان های حرفه ای تایید شد (کلارک و همکاران، 2006). بینش ارزشمندی در مورد استفاده از نرم افزار bi ها نیز می‌تواند از ادبیات سیستم ‌های اطلاعاتی استخراج شود. برای مثال، دال و ترک‌زاده (1998) میزان استفاده شدید کارکنان از سیستم ‌های اطلاعات داشبورد مدیریت نرم افزار bi (MIS ) را برای انجام کارهای خود از نظر (i حل مسئله)، (2) یکپارچه‌سازی کاری و (iii خدمات مشتری) اندازه‌گیری کردند. با تکیه بر عروسک و ترک زاده (1998)، ویرسما (2009) سه هدف را در مورد استفاده از BSC شناسایی کردند که ممکن است در زمینه نرم افزار bi ها قابل اجرا باشد. اهداف به عنوان (i تصمیم گیری و تصمیم گیری منطقی) شناخته شدند.

(2) ارتباط و سازگاری، و (iii نظارت بر خود)، که با پاولز و همکاران موافق است. (2009). تصمیم گیری منطقی به فرصتی اشاره دارد که مدیران نرم افزار bi در استفاده از داشبورد مدیریتی می بینند تا آنها را قادر به استخراج هر گونه اطلاعات مرتبطی کنند که می توانند تصمیمات خود را بر اساس آن قرار دهند و اینکه آیا می توانند تصمیمات را برای خود یا مافوق خود منطقی کنند. اهداف خود نظارتی، ارتباطی و سازگاری به ویژگی داشبورد مدیریتی برای نمایش وضعیت کار در حال انجام و قابل مشاهده کردن آن برای کارکنانی که مالک فرآیند هستند یا مسئول فرآیند نرم افزار bi هستند، مربوط می شود. وقتی نرم افزار bi ها با سیستم‌ های سازمانی ادغام می ‌شوند، به ذینفعان مختلف در فرآیند کاری یکسان امکان تجسم را می‌دهند.

او همان اطلاعات کاربران نرم افزار bi مربوطه ممکن است این را فرصتی برای نظارت بر عملکرد داشبورد مدیریتی خود در زمان واقعی و هماهنگ کردن اقدامات با سایر مدیران نرم افزار bi در فرآیند بدانند، در حالی که زیردستان ممکن است آن را فرصتی برای برقراری ارتباط عمودی عملکرد کار خود بدانند. از این رو سؤال تحقیق زیر را مطرح می کنیم. RQ1: مدیران نرم افزار bi با چه شدت و اهدافی از داشبورد مدیریتی استفاده می کنند و این چگونه بر بهره وری کاربر نرم افزار bi تأثیر می گذارد؟

2.2 ویژگی های عملکردی کلیدی داشبورد مدیریتی

در سال ‌های گذشته، فروشندگان نرم ‌افزار مانند Business Objects، Cognos، QlikView، Microsoft و JasperSoft در توسعه راه‌ حل ‌های پیشرفته داشبورد مدیریتی با یکدیگر رقابت کردند. اگرچه، فروشندگان ادعا می کنند که استفاده از نرم افزار bi ها عملکرد سازمانی را از نظر بهبود رضایت مشتری، بازگشت سرمایه و افزایش جریان نقدی افزایش می دهد، برخی از شرکت ها ممکن است جایگزین های ساده تری را ترجیح دهند.

بنابراین، علیرغم انتقاد به عنوان بیش از حد مسطح، بیش از حد دستی و بیش از حد نرم افزار bi های عملکردی جدا شده در قالب صفحات گسترده اکسل بیشتر توسط شرکت ها استفاده می شود (Neely et al., 2008). بر اساس ادبیات بررسی شده، ویژگی‌های عملکردی مورد نظر نرم افزار bi ها شامل (i اعلان‌ها و هشدارها در زمان واقعی، (2) قابلیت‌های تمرینی، (iii تجزیه و تحلیل سناریو)، (IV انعطاف‌پذیری ارائه/انتخاب فرمت هدایت‌شده تئوری) ، و (v) معیار خارجی، (Pauwels et al 2009; Ying et al., 2009, Yigitbasioglu and Velcu 2012). اعلان ها و هشدارها در زمان واقعی ضروری هستند تا به محض انحراف اقدامات از اهداف از پیش تعریف شده، اقدامات اصلاحی انجام شود. هشدارها را می توان با استفاده از رنگ های متمایز، چشمک زن و/یا حتی سیگنال های صوتی نسبتاً آسان اجرا کرد. ویژگی drill down بسیار مطلوب است زیرا به کاربران نرم افزار bi این امکان را می‌دهد تا داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل دقیق‌تر برش دهند و تاس بزنند که بدون آن کاربران نرم افزار bi مجبور می‌ شوند به ابزار گزارش ‌دهی دیگری سوئیچ کنند.

این ویژگی همچنین به تجزیه و تحلیل پایینی که ممکن است با داده های کل کمتر و همچنین وظایفی که سطح بالایی از عدم قطعیت دارند، بهتر عمل کند (Bariff and Lusk, 1977؛ Benbasat and Dexter, 1979) سود می برد. تجزیه و تحلیل سناریو ممکن است یک ویژگی مفید باشد، به خصوص زمانی که داشبورد مدیریتی قرار است به عنوان یک ابزار برنامه ریزی استفاده شود. بنابراین، کاربران نرم افزار bi می توانند از آن به عنوان یک ابزار پشتیبانی تصمیم استفاده کنند تا ببینند که چگونه تغییرات در متغیرهای خاص (مانند نرخ پر شدن سفارش) بر متغیر های دیگر (مثلاً سود) تأثیر می گذارد، و اهمیت متغیرهای پیشرو را به کاربران خود برجسته و ارتباط می دهد.

یک ویژگی دیگر، انعطاف ‌پذیری ارائه، که توانایی مشاهده داده ‌ها به روش ‌های مختلف (مانند جداول یا نمودارها) از طریق نقطه و کلیک است، می ‌تواند به دلیل بحث قبلی در مورد نظریه تناسب شناختی ارزشمند باشد. انتخاب قالب هدایت شده با تئوری به آیتم قبلی (انعطاف پذیری ارائه) مرتبط است تا جایی که سیستم در پرتو کار و/یا نمایه کاربر نرم افزار bi به جای واگذاری انتخاب به کاربر، در مورد مناسب ترین قالب داده تصمیم می گیرد (هوبر، 1983 ).

در نهایت، معیارهای خارجی، می تواند بینش ارزشمندی را در رابطه با عملکرد سازمان در رابطه با رقبای خود به کاربران نرم افزار bi بدهد. از ویژگی ‌های بالا، ما سه ویژگی (کلیدی) را به عنوان مهم ‌ترین ویژگی ‌ها شناسایی می‌کنیم: بررسی دقیق، تحلیل سناریو و انعطاف‌پذیری ارائه. ما فکر می‌کنیم که این ویژگی‌ها هستند که داشبورد مدیریتی را به ابزاری پویا و مؤثر برای بسیاری از کاربران و وظایف مناسب تبدیل می‌کنند. با توجه به این ویژگی‌های کلیدی، به سؤال دوم تحقیق هدایت می‌ شویم: Q2: ویژگی‌های کلیدی شناسایی ‌شده تا چه اندازه در اتخاذ شده وجود دارد.

نرم افزار bi ها و چگونه بر بهره وری کاربر تأثیر می گذارند؟

2.3 مسائل مربوط به کیفیت داده نرم افزار bi ها

کیفیت داده نرم افزار bi به کیفیت محتوای اطلاعات نمایش داده شده بر روی صفحه داشبورد مدیریتی اشاره دارد. بر اساس دو نظرسنجی انجام شده در سال های 2001 و 2003 بر روی شرکت های بزرگ ایالات متحده، کیفیت داده ها یک مسئله در نرم افزار bi ها است (کلارک و همکاران، 2006). مشکلات کیفیت در رابطه با داده‌ها ممکن است از مشکلات یکپارچه ‌سازی برنامه‌ ها ناشی شود، که ممکن است منجر به اجتناب از استفاده از داده‌های ارائه‌ شده داشبورد مدیریتی و جایگزینی با ابزارهای سنتی‌تر مانند MS Excel و گزارش‌ها (مانند چاپ گزارش ‌های فروش دوره‌ای) شود. حتی در مواردی که مشکل کیفیت عینی مرتبط با داده ‌های داشبورد مدیریتی وجود ندارد، ممکن است استفاده از منابع دیگر داده‌ها به دلیل اولویت داشبورد مدیریتی باشد.

. در ادبیات IS، تعریف کیفیت داده هم به محتوا و هم به قالب داده ای اشاره دارد که توسط سیستم های اطلاعاتی تولید می شود (Gorla et al., 2010). هوه و همکاران (1990) و نلسون و همکاران. (2005) کیفیت را نه به معنای عینی، بلکه بر اساس ادراک مصرف کنندگان داده که بر روی وظایف خاص و در زمینه های خاص کار می کنند، تعریف می کند. در این مقاله، ما همین دیدگاه را عمدتاً بر اساس این باور اتخاذ می‌کنیم که نه تنها کیفیت بالا برای داده‌ ها مهم است، بلکه به همان اندازه مهم است که داده ‌ها با کیفیت بالا درک شوند. همکاران (1990) از سازه های دقت، کامل بودن، ارز و ثبات برای کیفیت داده نرم افزار bi ها استفاده کرد.

داده ها زمانی دقیق هستند که نه تنها صحیح، بدون ابهام و عینی باشند، بلکه معنادار و باورپذیر باشند. داده ها بسته به خواسته های کاربران کامل است. بنابراین، برای برخی از کاربران، داده ها ممکن است تمام الزامات را برای انجام وظایف خود برآورده کنند، در حالی که برای سایر کاربران داده ها ممکن است ناقص باشد. ارز به داده های به روز اشاره دارد و با توجه به اینکه کاربران مختلف نیازهای متفاوتی به اطلاعات به روز دارند. ارز داده ها به وظیفه و درک کاربر بستگی دارد. سازگاری به عدم وجود تضاد بین دو مجموعه داده و قابل باور بودن داده های تولید شده توسط سیستم نرم افزار bi در طول دوره طولانی تر تجربه کاربر اشاره دارد.

در سازمان ها، تصمیم گیرندگان اغلب تحت فشار زمان برای رسیدن به اهداف متعدد کار می کنند. تحقیقات قبلی نشان داد که تحت فشار زمان، مدیران نرم افزار bi ممکن است ترجیح دهند از منابع اطلاعاتی استفاده کنند که دسترسی بهتری به اطلاعات فراهم می کند اما ممکن است درک کمی از کیفیت آن از نظر دقت، قابلیت اطمینان و به موقع بودن داشته باشند (ریلی، 1982). این ممکن است در اینجا وجود داشته باشد، زیرا یکی از مزایای اجرای داشبورد مدیریتی دسترسی سریع به اطلاعات است که به میزان داشبورد مدیریتی اشاره دارد و اطلاعات موجود در آن با تلاش نسبتاً کم قابل دسترسی است (نلسون و همکاران، 2005، پاولز و همکاران، 2009). این منجر به سوال تحقیق نهایی ما می شود: RQ3: کاربران چگونه کیفیت داده ها را در داشبورد مدیریتی درک می کنند و چگونه آن را درک می کنند. استفاده از آن را تحت تاثیر قرار دهد؟

استفاده از داشبورد مدیریتی در عملکرد: شواهدی از مدیران فروش نرم افزار bi (بخش دوم)