جایزه: داشبورد مدیریتی پروژه
انواع مختلفی از داشبورد مدیریتی پروژه وجود دارد که می توانید ایجاد کنید.
برای یک نمای کلی در سطح بالا، یک داشبورد مدیریتی وضعیت پروژه یا یک داشبورد مدیریتی بودجه پروژه داشبورد مدیریتی برای یک نمای کلی مالی در نظر بگیرید. اگر به دنبال الهام گرفتن برای داشبورد مدیریتی های روزانه هستید، این راهنمای نهایی داشبورد مدیریتی ها را بررسی کنید.
7 نشانه که داشبورد مدیریتی گزارش گیری معمولی نیازهای شما را برآورده نمی کند
ده داشبورد مدیریتی اولی که در بالا فهرست کردیم ابزارهای عالی برای مقابله با مجموعه داده های بزرگ هستند – آنها به شما اجازه می دهند تا به سرعت تجسم کنید، برش دهید و تاس بزنید و تمرین کنید. اما این داشبورد مدیریتی ها تنها یک ابزار در جعبه ابزار داشبورد مدیریتی شما هستند. آنها یک عکس فوری از داده ها از یک نقطه در زمان ارائه می دهند. به عنوان مدیر، ما باید آن اطلاعات را تفسیر کنیم، آن ها را تجزیه و تحلیل کنیم، پاسخ خود را برنامه ریزی کنیم و سپس پیگیری کنیم. به عبارت دیگر باید مدیریت کنیم.
اینجاست که داشبورد مدیریتی استراتژیک وارد می‌شود. اگر در هر یک از 7 دسته زیر قرار می گیرید، یک داشبورد مدیریتی گزارش‌دهی اولیه کافی نیست، شما یک داشبورد مدیریتی استراتژی می خواهید:
1. به بینش داشبورد مدیریتی نیاز دارید.
شما می دانید که یک گل از دست رفته است، اما نمی دانید چرا.
در حالی که داشبورد مدیریتی ها ابزارهای عالی برای نشان دادن تجزیه و تحلیل داده ها به روش های بصری جذاب هستند، آنها نمی توانند پیشینه را به شما بگویند. اینجاست که بینش داشبورد مدیریتی وارد می شود. بینش چیزی است که مدیران خوب را از مدیران بزرگ جدا می کند. مدیران بزرگ داشبورد مدیریتی زمینه وسیع تری از داده های گزارش شده توسط داشبورد مدیریتی ها را درک می کنند و می توانند آن داده ها را به دانشی تبدیل کنند که تصمیم گیری موثر را هدایت می کند.
بینش داشبورد مدیریتی نه تنها می تواند به شما کمک کند در مسیر خود بمانید، بلکه می توانید اطلاعات کمی (یک هدف از دست رفته) را با اطلاعات کیفی که آن را احاطه کرده است (هدفی از دست رفته است؛ در اینجا همه بخش های کاری برای آن هدف وجود دارد) افزایش دهید. انجام این مراحل برای اصلاح دوره). با توانایی مدیریت داشبورد مدیریتی ها و یادداشت ها در همان مکان نمودارهای خود، می توانید با تمام شواهد خود کار کنید تا بتوانید دوباره ارزیابی کنید، برنامه ریزی کنید و به اهداف آینده برسید.
2. شما به یک سیستم هشدار اولیه داشبورد مدیریتی نیاز دارید.
تنها چیزی که بدتر از خبر بد است، خبر بد خیلی دیر است.
وقتی اخبار بد اجتناب ناپذیر است، تیم داشبورد مدیریتی شما نیاز به یک سرکشی دارد. متأسفانه، تا زمانی که رابطه علت و معلولی بین اهداف، اقدامات و ابتکارات خود را درک نکنید، در حالی که به سمت هرج و مرج می‌روید، در حالت واکنشی گیر خواهید کرد.
داشبورد مدیریتی ها به شما نشان می دهند که در حال حاضر چه اتفاقی می افتد. اما گاهی اوقات، شما باید درک کنید که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. اینجاست که شاخص های پیشرو وارد عمل می شوند. با متعادل کردن شاخص های پیشرو (اندازه‌هایی که به شما در پیش بینی مسائل کمک می کند) با شاخص‌های عقب مانده (اندازه هایی که به شما نشان می دهد چه چیزی اشتباه یا درست است)، می توانید ببینید چه زمانی شرایط سخت می‌شود و کمی زمان برای برنامه ریزی خواهید داشت. و آنها را پیش بینی کنید.
برای اینکه یک سیستم هشدار اولیه کار کند، به پاسخگویی داشبورد مدیریتی برای شاخص های خود نیاز دارید. شاخص های پیشرو و عقب مانده کافی نیستند - شما باید بتوانید به هر دو نوع شاخص نگاه کنید و بفهمید که چه چیزی باعث حرکت آنها در هر جهتی می شود، خواه شرایط کلی اقتصادی باشد یا چیزی خاص برای سازمان شما.
3.شما به زمینه نیاز دارید.
اگر تاریخ خود را ندانید، محکوم به تکرار آن هستید.
"آیا ماه گذشته روی این شاخص قرمز بودیم؟"
"چرا ما در این ماه در یک مکان هستیم؟"
"این ماه چه تفاوتی دارد؟"
"ما در مورد آن چه می کنیم؟"
"آیا تغییرات ما کمک کننده است؟"
پرسیدن این سوالات ضروری است، اما نمی توانید پاسخ ها را در گزارش داشبورد مدیریتی خود بیابید. داده های بلادرنگ مفید هستند، اما استراتژی با داده های انبوه به همراه تجزیه و تحلیل هدایت می شود. شما به یک نقشه نیاز دارید— یک ابزار یا چندین ابزار که بتواند به شما نشان دهد ماه گذشته کجا بودید، در آن زمان قصد داشتید در مورد آن چه کاری انجام دهید و نتیجه آن. با داشتن یک راهنمای زمینه ای، می توانید نقاط مناقشه، موانع و فرصت‌های قبلی را شناسایی کرده و با مهارت بیشتری روی آنها مانور دهید.
ممکن است بتوانید تجزیه و تحلیل برخی از اقدامات خود را به یک تحلیلگر محول کنید، اما این اقدامات باید به اهداف یا اهداف سازمان شما مرتبط باشد. شما نمی توانید تجزیه و تحلیل مورد نیاز برای درک پیشرفت خود در جهت دستیابی به اهداف خود را واگذار کنید - این نیاز به تفکر گسترده و تجربه رهبری دارد.
4. شما به داده های گسترده داشبورد مدیریتی نگاه می کنید.
نگاه کردن به تصویر بزرگ نیاز به یک لنز خاص دارد.
در حین رانندگی، اگر فقط بر روی چیزی که مستقیماً در مقابل شما قرار دارد تمرکز کنید، خطر گم شدن کامیونی را که می خواهد شما را از کنار ببرد، از دست خواهید داد. همین امر در مورد کسب و کارها نیز صادق است: شما به اطلاعاتی نیاز دارید که از سراسر شرکت شما گردآوری شده باشد، نه فقط از منابع داده داشبورد مدیریتی ای که فوراً در دسترس هستند (در دفتر، بخش، یا در طبقه شما) تا بتوانید تصویر کاملی از آنچه در آن اتفاق می افتد را ببینید.
سازمان شما همان اطلاعاتی که جمع آوری داشبورد مدیریتی آن در سراسر سازمان دشوار است، سازماندهی استراتژیک در صورت و زمانی که گردآوری شود، می تواند حتی دشوارتر باشد. داشبورد مدیریتی ها ابزارهای مفیدی برای ارائه کلان داده‌ها هستند— شما می توانید تکه های کوچکی از داده ها را به روش های مختلف برش دهید و تاس بزنید و همچنان چیزهای جدیدی برای صحبت پیدا کنید.
با این حال، بررسی های داشبورد مدیریتی به داده های گسترده بستگی دارد - داده‌هایی که در سیستم های منبع داشبورد مدیریتی در سراسر شرکت زندگی می کنند، به علاوه ایمیل ها، بینش های داشبورد مدیریتی و عوامل دیگر. مهم است که بدانیم داشبورد مدیریتی ممکن است دامنه کافی نداشته باشد. داده های گسترده داشبورد مدیریتی باید بتوانند به صورت متنی پیوند داده شوند، نه اینکه به طور مستقل ارائه شوند.
برخی از سازمان ها سعی می کنند داشبورد مدیریتی های متعددی داشته باشند: یکی برای امور مالی، دیگری برای مشتریان یا ذینفعان، یکی برای عملیات و دیگری برای منابع انسانی. این داشبورد مدیریتی های قطع شده منجر به یک سازمان منقطع می شود زیرا شما مستقل از هر عملکرد تصمیم می گیرید و تصمیمات را برای کل سازمان بهینه نمی کنید.
5. شما باید آیتم های اقدام داشبورد مدیریتی را ببینید.
چگونه بفهمیم که به تمام تعهدات خود عمل کرده ایم؟آیا جلسه ای تشکیل داده اید تا در مورد پیشرفت صحبت کنید تا متوجه شوید که یادتان نیست در جلسه گذشته به چه تغییراتی متعهد شده اید؟ سوالاتی مانند "آخرین بار چه چیزی را متعهد شدیم؟" و "آیا ما به تعهدات خود عمل کرده ایم؟" نمی توان تنها با داشبورد مدیریتی پاسخ داد.
چرا؟ موارد اقدام در آنجا ثبت نمی شوند. آنها معمولاً در یک سیستم داشبورد مدیریتی پروژه زندگی می کنند یا به سادگی روی کاغذ ثبت می شوند - هیچ یک از این راه ها با قابلیت های داشبورد مدیریتی نمی گنجد. این بدان معنی است که پس از جلسه بررسی داشبورد مدیریتی شما، موارد اقدام یا فراموش می شوند یا بررسی نمی شوند.
مهم است که این کارهای ناتمام و یادآوری ها را دست کم نگیرید. آنها مانند شمع‌ها هستند: آیتم های اکشن پروژه های جدید داشبورد مدیریتی را تحریک می کنند، رفتارها را تغییر می دهند و کسب وکار شما را بر روی تمام سیلندرها فعال می کنند. تیم شما نمی تواند آنها را فراموش کند. بدیهی است که بیشتر کارها خارج از جلسات اتفاق می افتد - به همین دلیل است که باید مطمئن شوید که کاری را که در جلسات بحث استراتژیک داشبورد مدیریتی با آن موافقت کرده اید انجام می دهید.
6. شما نیاز به پیوند استراتژیک داشبورد مدیریتی دارید
آیا برای دستیابی به اهداف استراتژیک بلند مدت خود در حال پیشرفت هستیم؟
استراتژی داشبورد مدیریتی باید در هسته هر تصمیم بزرگ تجاری باشد. اما استراتژی یک بازی بلندمدت است – نباید بر اساس نتایج عملیاتی آخرین ساعت، روز یا حتی ماه تغییر کند. داشبورد مدیریتی ها برای نشان دادن این معیارهای عملیاتی بلادرنگ بهینه شده اند. در حالی که این اقدامات برای ردیابی حیاتی است، اقدامات استراتژیک یک دیدگاه بلند مدت ارائه می دهد.
به عنوان مثال، در حالی که یک معیار ممکن است بر اساس فرمول داشبورد مدیریتی "سبز" باشد، ممکن است برای یک استراتژی بلند مدت "زرد" باشد. تنها با پیوند با استراتژی این امر منطقی است. پیوند استراتژیک به شما جزئیاتی در مورد اینکه چگونه همه قطعات با هم قرار می گیرند، چه چیزی ممکن است اشتباه باشد و چگونه عملکرد را افزایش دهید به شما می دهد - در نهایت به شما کمک می کند به این سوال پاسخ دهید "آیا ما کارهای درست را انجام می دهیم؟" نه فقط "آیا ما کارها را درست انجام می دهیم؟"
راه دیگری برای بیان این موضوع: مطمئن شوید که اهداف شما در کل سازمان، در میان بخش‌ها، بخش‌ها و کل سازمان مرتبط داشبورد مدیریتی هستند. در حالی که هدف سازمانی متمرکز کردن فعالیت های خود دارید، نباید برخی از بخش ها برای گسترش خدمات داشبورد مدیریتی کار کنند.
7. شما به همسویی سازمانی و پروژه ای داشبورد مدیریتی نیاز دارید.
آیا پول خود را در دهان خود می گذارید؟
حتی اگر داشبورد مدیریتی خوبی با معیارهای زیبا دارید، باید پروژه داشبورد مدیریتی ها و بودجه خود را به آن مرتبط کنید تا مطمئن شوید که تلاش و هزینه خود را در جایی که استراتژی خود دارید انجام می دهید. داشبورد مدیریتی ها معمولاً وقتی روی اقدامات تمرکز می کنند و کل تصویر سازمان شما را نمی بینند کوتاه می آیند. به عنوان مثال، یک داشبورد مدیریتی به تنهایی نمی تواند به شما در پاسخ به سوالات زیر کمک کند:
-آیا پروژه های داشبورد مدیریتی شما با اهداف شما مرتبط است؟
-آیا آنها در مسیر و بودجه هستند؟
-آیا با پروژه داشبورد مدیریتی به آن چیزی که امیدوار بودید می رسید؟
برای هدف گذاری در سطح بالا (و رسیدن به آن)، باید داده های کمی و کیفی بیشتری نسبت به داشبورد مدیریتی در نظر بگیرید. شما باید به پروژه ها و بودجه خود نگاه کنید و مطمئن شوید که سیستم اندازه گیری شما داستان کامل استراتژی سازمان داشبورد مدیریتی شما را بیان می کند.
این را در مورد داشبورد مدیریتی های اجرایی به یاد داشته باشید ...
نمونه های قبلی داشبورد مدیریتی اجرایی می تواند شما را راهنمایی کند و ایده هایی را در مورد نحوه ساختار داشبورد مدیریتی خود ایجاد کند. به هر حال که ادامه می دهید، این نکات را در نظر داشته باشید:
-فقط در مورد داده‌های معنی داری گزارش دهید که بینش ارائه می دهند (معیارها را فقط به این دلیل که می توانید ردیابی نکنید).
-داده داشبورد مدیریتی ها را به روشی مرتبط گروه بندی کنید که زمینه را فراهم کند.
-اهداف عملکرد خود را شناسایی کنید.
-امکان بررسی دقیق اطلاعات داشبورد مدیریتی را فراهم کنید.
-فرکانس گزارش دهی را بر اساس نوع داشبورد مدیریتی تعیین کنید (مثلاً داشبورد مدیریتی های عملیاتی روزانه در مقابل داشبورد مدیریتی های استراتژیک سه ماهه).
- داشبورد مدیریتی های خود را حفظ کنید؛ اجازه ندهید بی ربط یا قدیمی شوند.
چیزهای بیشتری برای یادگیری در مورد قدرت داشبورد مدیریتی وجود دارد. کاوش کنید که چگونه ClearPoint گزارش دهی را با داشبورد مدیریتی ها و کارت های امتیازی که خود به روزرسانی می شوند آسان می کند.
داشبورد مدیریتی اجرایی چیست؟
چرا به داشبورد مدیریتی اجرایی نیاز دارید؟
چه زمانی باید از داشبورد مدیریتی اجرایی استفاده کرد؟
داشبورد مدیریتی اجرایی باید شامل چه مواردی باشد؟
