داشبورد مدیریتی بهتری برای پروژه چابک خود بسازید

خلاصه. داده های خوب و قابل اعتماد نرم افزار bi اغلب کلید ایجاد یک چابک است

توییت

پست

اشتراک گذاری

صرفه جویی

خرید کپی

چاپ

سازمان ‌های امروزی تحت فشار هستند تا زیرساخت ‌ها و فرآیندهای داشبورد مدیریتی خود را با یک بازار دیجیتالی ‌تر و پویا تطبیق دهند. برای ماندن در رقابت، شرکت داشبورد مدیریتی ها به طور فزاینده ای چارچوب مدیریت پروژه نرم افزار bi چابکی را اتخاذ کرده اند - و دسترسی به اطلاعات به موقع و مرتبط داشبورد مدیریتی با ارزش تر از همیشه است.

به این ترتیب، مدیران پروژه داشبورد مدیریتی به طور فزاینده ای به داشبورد مدیریتی های مبتنی بر فعالیت برای گزارش اطلاعات به موقع و کاربرپسند به سهامداران پروژه نرم افزار biکه می خواهند بدانند چگونه فعالیت های پروژه داشبورد مدیریتی بر اهداف عملکرد موقت تأثیر می گذارد، تکیه می کنند.

داشبورد مدیریتی ها جذابیت آشکاری دارند. آنها گزارش های عددی و بصری به موقع و قابل درک از KPIهای مربوط به فعالیت های پروژه نرم افزار bi را ارائه می دهند و به ذینفعان دیدگاه سطح بالایی از معیارهای اساسی را ارائه می دهند که وضعیت عملکرد پروژه نرم افزار bi را به آنها نشان می دهد.

مدیران پروژه داشبورد مدیریتی می‌ توانند به راحتی تفاوت‌های بین معیارهای واقعی و مورد انتظار را ببینند که نشانه ‌ای از خرابی فرآیند است و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا سریع تر اقدامات لازم را برای حفظ پیشرفت پروژه نرم افزار bi انجام دهند. اجزای اصلی داشبورد مدیریتی ها (مانند منابع داده، تجزیه و تحلیل و عملکرد) نیز به سرعت بهبود یافته اند، زیرا عصر دیجیتال منابع داده های توصیفی اضافی، فیدهای داده در زمان واقعی را افزایش داده، و تجسم قوی، که همه آنها را برای آنها مفید می کند.

با این حال، با وجود مزایایی که دارند، داشبورد مدیریتی ها اغلب محدودیت هایی نیز دارند. آنها می توانند شامل داده های بیش از حد، تولید بیش از حد اطلاعات و دشوار کردن پشتیبانی تصمیم گیری واضح نرم افزار bi باشند. علاوه بر این، گزارش های داشبورد مدیریتی اطلاعات گذشته نگر را ارائه می دهند. به عبارت ساده، اطلاعات موجود به روز رسانی نرم افزار bi در مورد آنچه هست یا اتفاق افتاده با یک شاخص عملکرد کلیدی داشبورد مدیریتی را ارائه می دهد.

کاربران نرم افزار bi ممکن است بپرسند، "چرا KPI های من در منطقه قرمز هستند؟" یا "چه چیزی باعث می شود عملکرد داشبورد مدیریتی ما تا این حد از برآوردهای ما فاصله داشته باشد؟" اما دسترسی به داده های اساسی معمولاً بخشی از عملکرد داشبورد مدیریتی نیست. تحقیقات اخیر نشان داده است که مدیران و مدیران اجرایی در استخراج پتانسیل کاملتر از اطلاعات ارائه شده در داشبورد مدیریتی مشکل دارند. رهبران کسب‌ وکار برای یافتن تعادلی بین داشبورد مدیریتی هایی که دیدگاه ‌های گسترده‌ای از شاخص‌های عملیاتی یا مالی دارند و آن‌هایی که پر از شاخص‌های KPI دقیق یا تمرکز دقیق روی شاخص‌های خاص نرم افزار bi هستند، تلاش می ‌کنند.

علیرغم اتکای فزاینده به داشبورد مدیریتی ها برای مدیریت پروژه ‌ها، متوجه شدیم که اکثر مدیران پروژه نرم افزار bi احساس می‌کنند از پشتیبانی تصمیم‌ گیری کافی از پلتفرم ‌های تحلیلی برای مدیریت مؤثر پروژه‌ نرم افزار biها برخوردار نیستند.

در یک نظرسنجی که برای درک بهتر اهمیت تجزیه و تحلیل در مدیریت پروژه نرم افزار bi انجام شد، ما از 25 مدیر پروژه مجرب در سراسر صنایع از جمله داروسازی، تولید، فناوری و فناوری سلامت بازخورد دریافت کردیم. پاسخ ‌های آن‌ها نشان می ‌دهد که در حالی که به شدت بر این پلتفرم‌ های گزارش‌ دهی تکیه می ‌کنند – اکثریت تقریباً روزانه از آن‌ها استفاده می ‌کنند – تقریباً سه چهارم احساس می ‌کنند که داشبورد مدیریتی آن‌ها ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت را از دست داده است.

این یک مشکل آشنا بود: یکی از ما (D'Cruz) اخیراً به عنوان مدیر ارشد تجزیه و تحلیل در شرکت Honeywell آن را هدایت کرده بود. در آنجا، او ابتکاری را برای طراحی مجدد داشبورد مدیریتی های شرکت رهبری کرد تا مدیران پروژه نرم افزار biنه تنها به KPI ها دسترسی داشته باشند، بلکه به آنها دسترسی داشته باشند.

همچنین داده های توصیفی دقیق تر پشت آنها. با ارائه این اطلاعات به موقع، در دسترس و عمیق، او دریافت که مدیران پروژه نرم افزار bi بهتر می توانند درک کنند که چه چیزی باعث ایجاد KPI آنها می شود، پیش بینی های دقیق تری از بودجه ایجاد می کنند. و عملکرد مستمر پروژه های داشبورد مدیریتی خود را مدیریت کنند. به نظر می ‌رسید این ابزاری بود که پاسخ ‌دهندگان ما احساس می‌ کردند که از دست داده بودند. در اینجا نحوه انجام این شرکت آمده است.

ساخت داشبورد مدیریتی بهتر در هانیول

فرآیندی که هانیول توسعه داد در پاسخ به مشکلات یک تیم بود. یک پروژه نرم افزار bi ابتکاری دارای تنوع بالایی در هزینه های خود نسبت به آنچه پیش بینی شده بود، بود. این امر به سرعت بخش مالی را به دلیل نیاز به تنظیم مجدد سرمایه مورد نیاز، که به نوبه خود باعث ایجاد تاخیر شد، وارد کرد.

تلاش برای رفع این وضعیت با تیم مالی شروع شد، که متوجه تفاوت های زیادی در برآورد بودجه پروژه داشبورد مدیریتی پیشنهادی شدند. مدیران پروژه داشبورد مدیریتی یا پیش‌بینی‌های خود را کم‌ارزش می‌کردند یا بیش از حد اعلام می‌کردند که منجر به دو مشکل شد: 1) پیش‌بینی‌های اغراق‌آمیز منجر به تخصیص نادرست سرمایه، جلوگیری از هزینه‌های سایر سرمایه‌گذاری ‌ها شد، و 2) پیش ‌بینی ‌های کم‌ گفته باعث درخواست ‌های تغییر برای بودجه نرم افزار bi ‌ها شد که منجر به کندی زمان ورود به بازار شد.

کارکنان داده ها و تجزیه و تحلیل هانیول توانستند عملکرد یک داشبورد مدیریتی را برای ارائه پشتیبانی تصمیم گیری موثر با مشارکت ذینفعان در فرآیندهای طراحی و راه اندازی تطبیق دهند. با ارائه یک نرم افزار bi تعاملی تعمدی ‌شده - یعنی داشبورد مدیریتی که کاربران را قادر می‌سازد به داده‌های مربوطه و در زمان واقعی دسترسی داشته باشند، می‌توانند اطلاعات دقیق و به موقعی را که برای درک اینکه چه چیزی باعث ایجاد واریانس KPI می‌شود، به دست آورند، و آنها را قادر می ‌سازد منابع پروژه را بهتر مدیریت کنند.

مرحله طراحی داشبورد مدیریتی

برای رفع مشکل پیش ‌بینی هزینه، تیم تصمیم گرفت یک جبهه ایجاد کند.

داشبورد مدیریتی پایانی که به مدیران پروژه نرم افزار bi اجازه می‌دهد تا به اطلاعات و برآوردهای مالی دقیق ‌تر در یک رابط زمان واقعی ‌تر از قبل دسترسی داشته باشند. تفکر در اینجا این بود که در یک چارچوب چابک با اولویت‌ ها و الزامات در حال تحول، مدیران پروژه داشبورد مدیریتی به توانایی و انعطاف ‌پذیری نیاز دارند تا بفهمند پروژه‌ نرم افزار biها و هزینه ‌هایشان چگونه در حال تکامل است.

به این ترتیب، تغییر دیدگاه مدیران پروژه داشبورد مدیریتی و برنامه ریزی مالی برای یک پروژه نرم افزار bi ضروری بود. با دیدگاه کاربر داشبورد مدیریتی شروع کنید: اولین گام در طراحی چارچوب تحلیلی، درک واضح داده های درگیر و نحوه اتکا و دسترسی مدیران پروژه داشبورد مدیریتی به این داده ها بود. منابع اولیه داده ها از هزینه های داخلی برای منابع و هزینه های خارجی (هزینه های شریک / فروشنده - نیروی کار، فناوری و غیره) بود.

اینها به یک پایگاه داده متمرکز کشیده شدند. گام بعدی تصمیم ‌گیری فهرستی از شاخص ‌های کلیدی عملکرد داشبورد مدیریتی /معیارهایی بود که برای ذینفعان مفید باشد. این شامل تعامل با تیم مدیریت پروژه داشبورد مدیریتی برای شناسایی نحوه گزارش این موارد بود.

مهندسی داده نرم افزار biمی تواند کمک کند: داده هایی که وارد سیستم های منبع می شوند، سپس در انبار داده بارگذاری می شوند، که به فرآیند استخراج، تبدیل و بارگذاری (ETL ) نیاز دارد. به منظور تغذیه قابلیت‌های بصری داشبورد، تیم مهندسی از الزامات گزارش ‌دهی توصیف ‌شده توسط مدیران پروژه داشبورد مدیریتی برای ساخت جداول، اتصالات و فیلترهای مختلف در پایگاه داده استفاده کرد.

این به لایه تجسم اجازه می دهد تا به داده های منبع متصل شود و توانایی یکپارچه تر برای تعامل و نمایش اطلاعات مورد نظر و ایجاد تصاویری از معیارهای مورد نیاز را تسهیل کند. رابط کاربری خود را کاربر پسند کنید: از طریق ادغام زبانه‌ ها، که جهت یابی کاربر نرم افزار bi را فراهم می‌ کردند، PM ها می ‌توانستند به ویژگی‌ های دقیق هزینه رانندگی یا ساعات کار دسترسی داشته باشند و همچنین محرک‌ های هزینه را در طول زمان نمایش می‌ دادند.

این معیارهای فعالیت پروژه نرم افزار biبه محض وقوع به‌روزرسانی شدند و به کاربران نرم افزار bi پشتیبانی تصمیم گیری در زمان واقعی را می‌دادند. داشبورد مدیریتی تعاملی PM ها را برای دسترسی به انواع داده های دقیق مانند: ساعات کار داخلی برای فعالیت ‌ها بر اساس حوزه عملکردی اعمال می‌شود (تا سطح یک کارمند فردی) هزینه‌های فروشنده/ شریک خارجی همانطور که بر اساس ویژگی‌ها رخ می ‌دهند (مانند نرم ‌افزار صورت‌ حساب، ساعات کار و غیره) محرک‌ های هزینه منابع پروژه و واریانس‌ها پیش‌بینی‌ های روزانه اساس و در طول زمان ایجاد مستندات و آموزش کاربر پسند: به منظور استفاده از پلتفرم، تیم تحلیلی پشتیبانی مستمری را از ذینفعان پروژه نرم افزار bi در مورد نحوه دسترسی به داده ها از طریق داشبورد مدیریتی ارائه کرد و شامل مستندات آموزشی سلف سرویس و محتوای ویدیویی بود که کاربران می توانستند دسترسی سریع به سرعت در مورد چگونگی شناسایی داده هایی که برای به دست آوردن درک مصرف منابع مورد نیاز است.

عواقب

ارزش تجزیه و تحلیل در عرضه نرم افزار bi، ارائه پشتیبانی تصمیم، یا به عبارت ساده تر، ارائه اطلاعات مرتبط به موقع به منظور درک بهتر وظایفی است که کاربران داشبورد مدیریتی مدیریت می کنند.

سناریویی که در این پروژه داشبورد مدیریتی به تصویر کشیده شد، از چند جهت به هدف خود رسید. تیم تجزیه و تحلیل استفاده از داشبورد مدیریتی را پس از عرضه نظارت کرد و تشخیص داد که اکثر PM ها به طور منظم به سیستم وارد می شوند، که مانع اصلی راه اندازی سیستم ها (به عنوان مثال پذیرش کاربر) را برطرف می کند.

با گذشت زمان، تیم همچنین دقت پیش‌بینی بیشتر پروژه‌ داشبورد مدیریتی ها را شناسایی کرد که باعث کاهش «پینگ» یا توقف‌های مخرب در پروژه نرم افزار bi‌ها و اثرات موج ‌دار فعالیت‌ های مربوطه شد.

یک نتیجه اصلی، تخصیص بهینه ‌تر منابع سرمایه در سطح سازمانی بود، زیرا PM ها برای درخواست بودجه اضافی بسته به دامنه بیشتر مجهز بودند، که به جلوگیری از بودجه بیش از حد برای پوشش تغییرات بالقوه دامنه در یک چارچوب چابک کمک کرد.

این از طریق دسترسی به اطلاعات دقیق ‌تر محرک هزینه انجام شد که به PM ها اجازه داد تا ساختار پروژه انعطاف‌ پذیری را حفظ کنند. در برخی موارد، PM ها توانستند بودجه را از سرمایه مازاد و استفاده نشده کاهش دهند.

از آنجایی که شرکت ها بیشتر و بیشتر بر رویکردهای چابک تکیه می کنند، داشتن داده های مناسب برای تصمیم گیری های مهم ضروری تر می شود. داشبورد مدیریتی ها می توانند ابزارهای خوبی برای راهنمایی مدیران پروژه نرم افزار bi در طول مسیر باشند، اما واضح است که در حال حاضر بسیاری از مدیران احساس می کنند که همه ابزارهای مورد نیاز خود را ندارند.

اما نباید از این کارمندان انتظار داشت که با اطلاعات ناقص در چنین وظیفه ای حیاتی به وظایف خود پاسخ دهند. دادن ابزارهایی که برای موفقیت به آنها نیاز دارند به نفع همه خواهد بود.