مروری بر نرم افزار مدیریت مطب

نرم افزار مدیریت مطب داده ‌هایی را که در قالب نسخه ‌ها و گزارش‌ های بیماران، جزئیات صورت ‌حساب و موجودی کلینیک است، به‌طور مرکزی ذخیره می ‌کند و پشتیبان ‌گیری به طور معمول در یک سرور داده متمرکز انجام می ‌شود. با استفاده از نرم افزار مدیریت مطب ، هر کلینیک می تواند COM خود را پیکربندی کرده و داده های گزارش را تولید کند که ممکن است نیاز به استفاده داخلی داشته باشد و به مرجع مربوطه ارسال شود. نرم افزار مدیریت مطب برای ادمین کلینیک گزارشی برای نظارت بر عملکرد کلینیک صادر می کند.

نرم افزار مدیریت مطب یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه است که برای مدیریت اطلاعات یک کلینیک استفاده می شود. نرم افزار مدیریت مطب می تواند جریان داده ها و اطلاعات را در کلینیک مدیریت کند و می تواند برای تصمیم گیری استفاده شود. وظیفه سنگین سازماندهی دستی اطلاعات و ذخیره سازی اطلاعات در کابینت ها را کاهش می دهد. نرم افزار مدیریت مطب کارکرد آسان و کاربرپسند دارد. داده ها را به صورت مرکزی ذخیره می کند و از داده ها به راحتی نسخه پشتیبان تهیه می شود و مصرف کاغذ و خطاها را در کلینیک کاهش می دهد. نرم افزار مدیریت مطب به ساده سازی مدیریت کلینیک، کنترل هزینه سخت افزار گران قیمت، نرم افزار مدیریت مطب ، پشتیبانی فنی و همچنین کاهش بودجه عملیات کلینیک ها کمک می کند.

تعریف و هدف

نرم افزار مدیریت مطب مجهز به امکانات مختلفی از جمله ماژول های ثبت نام بیمار، زمان بندی، ملاقات، پرونده چکاپ پزشکی، درمان و معاینه، نگهداری داروخانه و دارو، مدیریت، شارژ، گزارش دهی و همچنین تنظیمات کاربر و سازمان می باشد. همه ویژگی ها در هر کلینیک نصب نمی شوند. نرم افزار مدیریت مطب با استفاده از فناوری مبتنی بر وب یا فناوری مبتنی بر دسکتاپ توسعه یافته است. ساختار یک نرم افزار مدیریت مطب حداقل باید از دستورالعمل های کلی برای هر گونه توسعه نرم افزار مدیریت مطب سیستم اطلاعاتی، از جمله جریان داده ها، انواع فرآیندها، ذخیره سازی، داده ها و رابط کاربری پیروی کند. علاوه بر این، توسعه نرم افزار مدیریت مطب باید به ویژگی های خاص ساختار داده پرونده پزشکی در بیمارستان نیز توجه داشته باشد. اسکان در قالب ماژول های اضافی ساخته شده است که به کلینیک ها امکان می دهد تا نرم افزار مدیریت مطب پرونده الکترونیک پزشکی به طور کامل استفاده کنند.

نرم افزار مدیریت مطب یک برنامه جامع است که از طیف وسیعی از داده های کلینیک و مدیریت فرآیند پشتیبانی می کند. این به طور خاص برای مدیریت اطلاعات طراحی شده است که یک سیستم اطلاعات اداری و بیمار را پوشش می دهد. نرم افزار مدیریت مطب ابزاری است که کارکنان پزشکی را در مدیریت و هماهنگی کار خود قادر می سازد. نرم افزار مدیریت مطب فرآیند های مختلفی از جمله ثبت اطلاعات دموگرافیک بیمار، زمان بندی، ثبت نتایج معاینات آزمایشگاهی و رادیولوژی، تشخیص، تجویز دارو، حسابداری و گزارش گیری و همچنین چاپ اسناد را در کار کادر پزشکی یکپارچه می کند. هدف نرم افزار مدیریت مطب ارتقای کیفیت کار بین یک بخش به بخش دیگر و همچنین بهبود کیفیت خدمات به بیماران، ارائه استانداردهای خدمات بهتر و همچنین افزایش بهره وری پرسنل پزشکی می باشد.

ویژگی ها و مزایای کلیدی

نرم افزار مدیریت مطب نوعی نرم افزار است که به طور خاص برای کمک به مراکز درمانی در مدیریت عملیات خود طراحی شده است. طیف وسیعی از ابزارها و ویژگی‌ها را برای کمک به تسهیلات مراقبت‌های بهداشتی برای افزایش کارایی عملیاتی و خدماتی خود ارائه می ‌دهد. نرم افزار مدیریت کلینیک معمولاً در کلینیک های کوچک تا متوسط از جمله کلینیک های پزشکی عمومی، کلینیک های تخصصی، کلینیک های دندانپزشکی، کلینیک های فیزیوتراپی و کلینیک های اپتیکال استفاده می شود. امکانات مراقبت های بهداشتی بزرگتر مانند بیمارستان ها نیز ممکن است از نرم افزار مدیریت مطب در بخش های سرپایی خود استفاده کنند. نرم افزار مدیریت مطب معمولاً به گونه‌ ای طراحی می ‌شود که کاربر پسند باشد و برای شروع استفاده از آن به آموزش کمی یا بدون نیاز به آموزش کارکنان نیاز باشد. علاوه بر این، نرم افزار مدیریت مطب اغلب قابل تنظیم است، به این معنی که می توان آن را برای نیازهای خاص یک مرکز مراقبت های بهداشتی تنظیم کرد.

نرم افزار مدیریت مطب طیف وسیعی از ابزارها و ویژگی ها را برای کمک به تسهیلات مراقبت های بهداشتی ارائه می دهد تا کارایی عملیاتی و خدماتی خود را افزایش دهند. ویژگی‌های کلیدی معمولاً شامل ثبت نام بیمار، رزرو نوبت، سابقه و سوابق پزشکی، اطلاعات آزمایش‌های تشخیصی، اطلاعات درمان و نسخه، زمان ‌بندی پزشک، تولید صورت‌ حساب و فاکتور، و تولید گزارش و نامه است. نرم افزار مدیریت مطب مبتنی بر ابر است، به این معنی که داده ها در یک سرور امن ذخیره می شوند و می توان از هر مکانی با اتصال به اینترنت به آن دسترسی داشت. نرم افزار مدیریت مطب طیف وسیعی از مزایا را به امکانات مراقبت های بهداشتی ارائه می دهد، از جمله صرفه جویی در زمان و هزینه، بهبود دقت داده ها و سوابق پزشکی، همکاری بهتر بین پزشکان و کارکنان، افزایش تجربه بیمار، افزایش درآمد و بهبود انطباق با الزامات قانونی.

انواع نرم افزار مدیریت مطب

سه نوع اصلی نرم افزار مدیریت مطب وجود دارد. نوع اول، نرم افزار مدیریت مطب مستقل است. این نوع نرم افزار مدیریت مطب برای نصب بر روی یک کامپیوتر طراحی شده است و تنها برای یک کلینیک قابل استفاده است. نرم افزار مدیریت مطب نسبتا ساده و قابل استفاده است. نوع دوم، نرم افزار مدیریت مطب آنلاین است. این نوع نرم افزار مدیریت مطب برای استفاده از طریق اینترنت طراحی شده است. معمولاً بر روی یک سرور میزبانی می شود و از هر رایانه ای با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است. نوع سوم، نرم افزار مدیریت مطب سفارشی است. این نوع نرم افزار مدیریت مطب برای رفع نیازهای خاص یک کلینیک طراحی شده است. معمولاً پیچیده ‌تر و گران ‌تر از سایر انواع نرم افزار مدیریت مطب است. نکته حائز اهمیت این است که نرم افزار مدیریت مطب را می توان به دو دسته نرم افزار مدیریت مطب و نرم افزار الکترونیک پرونده پزشکی طبقه بندی کرد.

نرم افزار مدیریت مطب یک نرم افزار جامع است که ابزارهای مختلف مورد استفاده در یک محیط کلینیک را در خود جای داده و یکپارچه می کند. نرم افزار مدیریت مطب قابلیت مدیریت چندین جنبه کلینیک از جمله پزشکی، اداری، مالی و حقوقی را دارد. این برنامه برای ساده کردن جریان کار در یک کلینیک و امکان تعامل بهتر بین همه ذینفعان طراحی شده است. نرم افزار مدیریت مطب به نرم افزار مطب پزشکی نیز معروف است. نوعی نرم افزار مدیریت مطب است که برای مدیریت عملیات یک کلینیک پزشکی یا بیمارستان کوچک طراحی شده است. این برنامه‌ ها به طور منظم شامل قابلیت‌ هایی برای برنامه‌ ریزی قرار ملاقات، ثبت نام بیمار، صورت‌ حساب و سایر وظایف اداری، همراه با مدیریت پرونده الکترونیک پزشکی (EMR) می‌ شوند.

On-Premises در مقابل سیستم های مبتنی بر ابر

قبل از ظهور ابر، اکثر سیستم‌ های نرم افزار مدیریت مطب ای یا در داخل توسعه داده می ‌شدند یا به‌عنوان محصولات تولیدی خریداری می ‌شدند و روی رایانه‌ ها و سرورهای محلی نصب و اجرا می‌شدند. نرم افزار مدیریت مطب ‌های توسعه ‌یافته داخلی شامل فرآیندهای توسعه نرم افزار مدیریت مطب گسترده و هزینه ‌های نگهداری هستند. تخصص و هزینه مورد نیاز برای توسعه و نگهداری چنین نرم افزار مدیریت مطب هایی به این معنی است که کلینیک‌ های بزرگ ‌تر مرتبط با بیمارستان‌ های بزرگ‌ تر احتمالاً از نرم افزار مدیریت مطب های توسعه‌ یافته داخلی استفاده می ‌کنند. نرم افزار مدیریت مطب ‌های خارج از قفسه داخلی معمولاً درجه ‌ای از سفارشی ‌سازی را امکان ‌پذیر می ‌کنند، اما هزینه‌ های اولیه بالایی در ارتباط با خرید نرم افزار مدیریت مطب و سرور، و هزینه‌ های نگهداری و ارتقاء مداوم دارند. چشم انداز هزینه های بالا برای سیستم های نرم افزار مدیریت مطب ای در محل ممکن است کلینیک های مستقل کوچکتر را مجبور کند که فرآیندهای اداری و عملیاتی مبتنی بر کاغذ ساده تر را انتخاب کنند.

هر کلینیک، صرف نظر از اندازه، به نوعی نرم افزار مدیریت مطب (CMS) نیاز دارد تا از اجرای آسان و مؤثر عملکردهای اداری و عملیاتی آن اطمینان حاصل کند. مجموعه ای از وظایف مرتبط مورد نیاز برای اجرای یک مرکز کلینیک به این معنی است که نرم افزار مدیریت مطب CMS اغلب پیچیده است و می تواند ویژگی ها و اجزای متعددی را برای پشتیبانی از فعالیت های کلینیک مختلف ارائه دهد. این سیستم‌ های نرم افزار مدیریت مطب ای را می‌ توان در داخل توسعه داد، به‌عنوان یک محصول خارج از قفسه خریداری کرد، یا اخیراً از طریق نرم افزار مدیریت مطب به‌ عنوان سرویس (SaaS) به آن دسترسی داشت، به این معنی که سیستم از طریق اینترنت قابل دسترسی است و در فضای ابری میزبانی می ‌شود.

نرم افزار مدیریت مطب های تخصصی در مقابل نرم افزار مدیریت مطب های همه کاره

مزیت اصلی یک نرم افزار مدیریت مطب همه در یک این است که یک پایگاه داده مرکزی را فراهم می کند که برای بخش های مختلف قابل دسترسی است. این تضمین می کند که اطلاعات مورد نیاز بین بخش ها به اشتراک گذاشته می شود. این افزونگی و ناسازگاری داده ها را کاهش می دهد و امکان نگهداری بهتر داده ها را فراهم می کند. با این حال، هزینه بالای این نرم افزار مدیریت مطب ها باعث می‌ شود که آن‌ها فقط برای تجهیزات پزشکی بزرگ مقرون به صرفه باشند. علاوه بر این، پیچیدگی یک نرم افزار مدیریت مطب همه کاره به زمان اجرای طولانی ‌تر و همچنین یک رژیم آموزشی فشرده ‌تر برای کارکنان نیاز دارد. این می تواند یک اشکال بزرگ برای سازمان هایی باشد که انتقال سریع به یک سیستم جدید با حداقل اختلال در خدمات خود را ترجیح می دهند.

نرم افزار مدیریت مطب ‌های تخصصی برای کارکردهای خاص در یک سازمان یا شرکت توسعه داده می‌شوند. آنها مجموعه ای از ویژگی های تخصصی را برای یک بخش جداگانه ارائه می دهند و برای شرکت های کوچک و متوسط مناسب هستند. نرم افزار مدیریت مطب های مدیریت کلینیک نرم افزار مدیریت مطب های ویژه ای هستند که خدمات ارائه شده توسط کلینیک ها مانند ثبت نام مشتری، برنامه ریزی قرار ملاقات، مدیریت بستری و سرپایی، صورتحساب و گزارش را ارائه می دهند. به طور معمول، اینها بسته های نرم افزار مدیریت مطب ای کوچکتری هستند که به طور خاص برای کلینیک ها طراحی شده اند. آنها ارزان هستند، پیاده سازی آنها آسان است و به حداقل سفارشی سازی نیاز دارند. از سوی دیگر، نرم افزار مدیریت مطب های عمومی یا همه در یک با مجموعه بزرگتری از ماژول ها عرضه می شوند که می توانند بیشتر عملیات سازمانی را انجام دهند. این ها برای سازمان های بزرگ مانند بیمارستان هایی که دارای بخش های متعددی مانند داروسازی، آزمایشگاه و رادیولوژی همراه با وظایف اداری هستند، ترجیح داده می شوند.

اجزای کلیدی نرم افزار مدیریت مطب

یک نرم افزار مدیریت مطب موثر باید از سیستمی تشکیل شده باشد که ماژول های عملکرد جداگانه را ادغام کند. در کلینیک، خدمات باید از چندین عملکرد مانند رزرو، سوابق تخت، روابط عمومی، پرونده پزشکی و مالی سازماندهی شود. یک نرم افزار مدیریت مطب ای باید قادر به انجام وظایف هر ماژول باشد که داده های هر عملکرد را در کلینیک مدیریت می کند. در عین حال، لازم است که داده های یک ماژول باید با ماژول دیگری به اشتراک گذاشته شود. در نتیجه، توسعه نرم افزار مدیریت مطب شامل راه اندازی یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه است که آزمایش شده است و می تواند با ماژول هایی کار کند که از هر عملکرد یکپارچه شده پشتیبانی می کند.

نرم افزار مدیریت مطب (CMSS) به طور کلی یک نرم افزار مدیریت مطب اطلاعاتی یکپارچه است که برای مدیریت و مدیریت داده ها در یک کلینیک ایجاد شده است. نرم افزار مدیریت مطب یک برنامه متمرکز بر مدیریت داده است. باید بتواند اطلاعات بیماران، از جمله تاریخ تولد، شماره تلفن، آدرس و تاریخ و زمان ملاقات آنها را ذخیره کند. همچنین باید برنامه فعالیت های کلینیک را نمایش دهد، سوابق پزشکی بیماران را ذخیره کند، تشخیص دهد و تجویز کند و نتایج معاینات آزمایشگاهی را به همراه نرم افزار مدیریت مطب صورتحساب ذخیره کند. این مقاله یک نرم افزار مدیریت مطب را پیشنهاد می کند. نرم افزار مدیریت مطب برای حل مشکلات فعلی که در یک کلینیک رخ می دهد توسعه یافته است. هدف نرم افزار مدیریت مطب افزایش کارایی و اثربخشی مدیریت کلینیک مبتنی بر کاغذ است.

ماژول مدیریت بیمار

ماژول مدیریت بیمار امکان ورود و خروج بیمار را نیز فراهم می کند. هنگامی که بیمار چک می کند، نرم افزار مدیریت مطب تاریخ و زمان پذیرش را ثبت می کند. هنگامی که بیمار معاینه می شود، نرم افزار مدیریت مطب تاریخ و زمان ترخیص را ثبت می کند و کل مدت اقامت را محاسبه می کند. این ماژول اجازه می دهد تا اطلاعات مربوط به تاریخچه پزشکی بیمار، معاینه فیزیکی، اطلاعات تشخیصی و درمان تجویز شده را وارد کنید. راهنمایی های پزشکی داده شده به بیمار نیز ثبت می شود. پس از تجویز هر دارویی، نام دارو، دوز و مدت زمان آن ثبت می شود. نرم افزار مدیریت مطب دارای ویژگی اشغال اتاق است که وضعیت فعلی هر اتاق در بیمارستان را نشان می دهد. اگر اتاقی در دسترس باشد، نرم افزار مدیریت مطب آن را به بیمار اختصاص می دهد. این نرم افزار مدیریت مطب همچنین گزارشی از تمام نقل و انتقالات اتاق مربوط به بیماران بستری را نگهداری می کند.

این ماژول به ثبت نام بیمار در پذیرش بیمارستان می پردازد. تمام مشخصات مربوط به بیمار در زمان ثبت نام ثبت می شود. اطلاعات بیوگرافی شامل نام، آدرس، جنسیت، تاریخ تولد، شغل و وضعیت تأهل بیمار است. علاوه بر این، اطلاعات قیم مانند نام قیم، آدرس، جنسیت و شماره تماس را ضبط می کند. نرم افزار مدیریت مطب پس از ثبت نام برای هر بیمار یک شناسه منحصر به فرد ایجاد می کند. همچنین می توان برای بیماران وقت ملاقات تعیین کرد. این ماژول امکان جستجوی اطلاعات بیمار موجود بر اساس نام یا شناسه را فراهم می کند. نرم افزار مدیریت مطب به بیماران بستری و سرپایی اجازه می دهد. بیماران بستری به بیمارانی گفته می شود که در بیمارستان بستری می شوند، در حالی که بیماران سرپایی بیمارانی هستند که به بیمارستان مراجعه می کنند، تحت درمان قرار می گیرند و سپس آن را ترک می کنند.

برنامه ریزی قرار ملاقات و تقویم

مسئولین پذیرش و سایر کاربران باید بتوانند به سرعت و به راحتی برای بیمار و انواع دیگر قرار ملاقات ها و همچنین جلسات و رویدادها برنامه ریزی کنند. بیماران باید این امکان را داشته باشند که به راحتی وقت ملاقات آنلاین درخواست کنند که می تواند توسط کارکنان کلینیک بررسی و تایید شود. لیست قرار ملاقات ها و تقویم ها باید به راحتی قابل دسترسی و جستجو باشند. وضعیت قرار باید در یک نگاه به وضوح نشان داده شود (مثلاً برنامه ریزی شده، اعلام حضور، عدم نمایش، کامل). شکاف زمانی تقویم باید نام بیمار، ارائه دهنده و نوع قرار ملاقات را نشان دهد تا از خطاهای برنامه ریزی جلوگیری شود. لیست های انتظار به روز شده و همچنین یادآوری های قرار باید برای کمک به مدیریت جریان بیمار در طول روز در دسترس باشد. نرم افزار مدیریت مطب ای که از بررسی خود بیمار از طریق گزینه کیوسک پشتیبانی می کند نیز می تواند به بهینه سازی این فرآیند کمک کند.

برای بسیاری از ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی، برخی از مهم ترین و پرکاربردترین ویژگی ها در نرم افزار مدیریت مطب، برنامه ریزی قرار ملاقات و تقویم است. نرم افزار مدیریت مطب ها امکان مدیریت آسان زمان ارائه دهنده و کلینیک را فراهم می کند. تقویم‌ ها باید بتوانند قرارهای ملاقات، جلسات و سایر رویدادها را نمایش دهند. امکان مشاهده چندین ارائه دهنده یا تقویم منابع (به عنوان مثال اتاق کنفرانس) به طور همزمان بسیار مفید است. فواصل زمانی تقویم باید قابل تنظیم باشد (مثلاً 15، 30، 60 دقیقه) برای ارائه نماهای دقیق یا سطح بالا، و همچنین پشتیبانی از برنامه ریزی قرار ملاقات سفارشی و تکراری.

صورتحساب

از دیگر ویژگی های این ماژول می توان به ثبت اطلاعات رسید، از جمله تاریخ، مبلغ دریافتی، شماره فاکتور و نام بیمار اشاره کرد. و تهیه گزارش کلینیک تلفیقی و همچنین گزارشی برای هر پزشک که مبلغ صورتحساب، مبلغ دریافتی و مبلغ معوقه را نشان می دهد. هنگام توسعه یک نرم افزار مدیریت مطب CMS برای یک کلینیک، بیمارستان یا هر مرکز مراقبت های بهداشتی، ایجاد این ماژول بسیار مهم است زیرا این مؤسسات برای کسب درآمد فعالیت می کنند. ناهماهنگی های جزئی در محاسبات می تواند منجر به خسارات هنگفتی شود و هدف مؤسسه را که خدمت به جامعه در حفظ سلامت افراد است، خدشه دار کند.

یک ماژول صورتحساب برای تولید صورتحساب خدمات ارائه شده و مدیریت سوابق مالی کلینیک مهم است. ایجاد گزارش بینشی در مورد نحوه عملکرد کلینیک فراهم می کند تا بتوان بهبودهایی را ایجاد کرد. برای بیمار، نرم افزار مدیریت مطب باید بتواند به طور شفاف نشان دهد که آنها چقدر بدهکار هستند و به طور خاص برای چه خدماتی مدیون هستند. آنها باید یک فاکتور واضح و دقیق برای خدمات ارائه شده دریافت کنند. این ماژول باید از روش های مختلف پرداخت های دریافتی توسط کلینیک (به عنوان مثال، پول نقد، کارت اعتباری، بیمه) پشتیبانی کند.

ملاحظات پیاده سازی و ادغام

در یک زمینه محلی تر، ارتباط بین نرم افزار مدیریت مطب های بخش مختلف یا نرم افزار مدیریت مطب های خارجی هنوز یک چالش است. بیشتر توسعه نرم افزار مدیریت مطب های سیستم موجود در سطح بخش عمل می کند. متأسفانه، مهاجرت یا ادغام این نرم افزار مدیریت مطب های سطح بخش خاص با نرم افزار مدیریت مطب ‌ های سازمانی بزرگ ‌تر دشوار است. بنابراین نرم افزار مدیریت مطب از آن سناریو مستثنی نیست. چگونگی توسعه یا ارتقاء نرم افزار سیستم موجود به گونه ای که بتواند به طور موثر با سایر سیستم ها تعامل داشته باشد، موضوعی است که باید به آن پرداخته شود. تعدادی فناوری وجود دارد که می توان برای این ادغام استفاده کرد که محبوبیت آن استفاده از خدمات وب است.

چالش های زیادی در حین اجرای نرم افزار مدیریت مطب رخ می دهد. در زمینه کشورهای در حال توسعه، کلینیک ها ممکن است زیرساخت های ناکافی، سطوح مختلف آمادگی مهارت های کامپیوتری و زبان های مختلفی داشته باشند. بنابراین، این ملاحظات خاص ممکن است مانع اجرای موفقیت آمیز نرم افزار مدیریت مطب شوند. در یک نکته مثبت تر، ادغام نرم افزار مدیریت مطب که به طور مستقل با سایر نرم افزار مدیریت مطب های موجود توسعه یافته است، به دلیل عملکردهای تخصصی که انجام می دهد، می تواند در مقایسه با سایر نرم افزار مدیریت مطب های سازمانی بزرگتر، کار چالش برانگیزی کمتر باشد.

آموزش و پشتیبانی

هر برنامه دیگری که برای انجام وظایف خاص مورد نیاز است، به عنوان مثال، یک برنامه پردازش کلمه برای گرفتن آدرس های بیمار قبل از تولید برچسب های پستی، باید با سیستم مدیریت کلینیک ادغام شود. کلینیک های کوچک با استفاده از یک سیستم پایگاه داده طراحی شده عمومی یا سفارشی معمولاً برای بسیاری از کارهای اداری به سیستم های مبتنی بر کاغذ دستی متکی هستند، زیرا سیستم پایگاه داده ثبت تراکنش های دقیق را برای اطمینان از یکپارچگی داده ها برای همه عملکردهای سیستم ارائه نمی دهد. بدون ثبت تقاضا، منشی کلینیک باید پشتیبان‌گیری‌های شبانه انجام دهد و در صورت از بین رفتن داده‌ها، مانند اطلاعات صورت‌حساب بیمار، ممکن است برای بازگرداندن سیستم به وضعیت سیستم در یک مقطع زمانی خاص تلاش کند.

اگرچه تجهیزات و نرم افزار مدیریت مطب های پزشکی امروزی پیشرفته هستند، کارکنان پزشکی و فناوری اطلاعات در مراکز مراقبت های بهداشتی اولیه با چالش های شدیدی در یادگیری استفاده از این ابزارها مواجه هستند. در محیط های روستایی، آموزش و پشتیبانی مداوم اغلب توسط متخصصان شهری به صورت حضوری با هزینه های قابل توجه یا معمولاً با استفاده از پشتیبانی از راه دور ارائه می شود. نرم افزار مدیریت مطب دارای یک گزینه داخلی برای پشتیبان گیری مکرر است. مهم است که این اقدام به طور منظم انجام شود.

مهاجرت و امنیت داده ها

امنیت مهم ترین مسئله سیستم های اطلاعات سلامت امنیت است. بیماران به درستی نگران دسترسی غیرمجاز به پرونده سلامت خود هستند. ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی در مورد مسئولیت مرتبط با اطلاعات بهداشتی که در معرض خرابی های امنیتی قرار می گیرند، نگران هستند. فروشندگان نرم افزار مدیریت مطب ادعا می ‌کنند که ویژگی‌ های امنیتی از بروز حوادث ناگوار بیشتر از سیستم ‌های مبتنی بر کاغذ جلوگیری می‌کند. حتی اگر دسترسی به سیستم مبتنی بر کاغذ را می توان از طریق ابزارهای فیزیکی کنترل کرد، خطر همچنان بالاست. نرم افزار مدیریت مطب های مبتنی بر وب خطر را برای کاربران خارجی اینترنت گسترش می دهند، اما اقدامات امنیتی اضافی مانند رمزگذاری را نیز ارائه می دهند. استدلال می شود که بیشتر نقض های امنیتی در واقع داخلی هستند. اقدامات امنیتی فعلی شامل استفاده از فایروال ها، شبکه های خصوصی مجازی (VPN) و فناوری رمزگذاری (به عنوان مثال، لایه سوکت ایمن) است. اقدامات امنیتی اضافی مانند تشخیص نفوذ، تأیید بیومتریک، و کنترل دسترسی (به عنوان مثال، مبتنی بر نقش و مبتنی بر کاربر) برای ایمن سازی نرم افزار مدیریت مطب مورد نیاز است. بر اساس نتایج نظرسنجی، توصیه می شود که مسائل مربوط به امنیت قبل از نصب نرم افزار مدیریت مطب مورد توجه قرار گیرد. استفاده از سفارشی‌ سازی نرم افزار مدیریت مطب می ‌تواند در معرض امنیت پیش‌ بینی نشده‌ ای ایجاد کند. بنابراین، آزمایش هرگونه اقدامات امنیتی جدید اضافه شده در حین و پس از سفارشی سازی باید انجام شود.

انتقال داده ها از آنجایی که عملیات کلینیک در حین انتقال نرم افزار مدیریت مطب متوقف می شود، انتقال داده ها گاهی اوقات به یک نگرانی تبدیل می شود. مهاجرتی که بیش از حد طول می کشد می تواند باعث خرج بیش از حد شود، نرم افزار مدیریت مطب قدیمی را به طور غیرضروری به هم پیوند دهد و اجرای نرم افزار مدیریت مطب جدید را به تاخیر بیندازد. میانبرها می توانند منجر به از دست رفتن یا خراب شدن داده ها شوند. بنابراین، انتقال داده باید تعادلی بین مقدار داده ای که باید انتقال داده شود و سرعت انتقال ایجاد کند. چندین فروشنده انتقال داده را بدون هزینه ارائه می دهند، اما برای مقدار قابل توجهی از داده ها، هزینه اضافی دریافت می کنند. گردش کار انتقال داده نیاز به سفارشی سازی رابط کاربری دارد که مستقیماً با کاربران برای پیکربندی و استخراج داده ها از نرم افزار مدیریت مطب منبع در تعامل است. سپس داده ها تبدیل شده و به ساختار داده های نرم افزار مدیریت مطب هدف قبل از بارگیری و اعتبارسنجی داده ها در نرم افزار مدیریت مطب هدف نگاشت می شوند. یک چرخه آزمایش تکراری معمولاً برای اطمینان از یکپارچگی داده ها ضروری است. انتقال داده ها تنها در صورت تایید موفقیت آمیز کامل در نظر گرفته می شود.

روندها و نوآوری های آینده در نرم افزار مدیریت مطب

آینده نرم افزار مدیریت مطب در چندین زمینه نهفته است. اولین زمینه استفاده از فناوری های جدید برای تسهیل کار در کلینیک است. به عنوان مثال با استفاده از فناوری RFID شناسایی بیماران و اطلاع از وضعیت قرار ملاقات آنها به محض ورود به کلینیک آسان است و می توان بیماران را به محل انتظار یا اتاق معاینه مناسب هدایت کرد. RFID همچنین می تواند به نظارت بر موقعیت و وضعیت دارایی های کلینیک، مانند تجهیزات پزشکی یا کارکنان پزشکی کمک کند. ادغام RFID با تلفن همراه می تواند امکان اجرای این ویژگی ها را بیشتر کند. در حال حاضر با استفاده از تلفن همراه و بلوتوث می توان از موقعیت مکانی یک فرد در داخل ساختمان مطلع شد و از این قابلیت می توان برای مکان یابی کادر پزشکی استفاده کرد.

همانطور که قبلا ذکر شد، معرفی برنامه های کاربردی مبتنی بر وب اولین گام در تکامل نرم افزار مدیریت مطب بود. برنامه ها ساده بودند و برای مشاهده یا به روز رسانی اطلاعات دموگرافیک بیمار مجاز بودند. مرحله دوم ویژگی‌های پیشرفته‌تری مانند زمان ‌بندی ویزیت، صورت‌حساب پزشکی و تولید گزارش را امکان ‌پذیر کرد. مرحله سوم و فعلی، ادغام تمام بخش‌های داخل کلینیک مانند میز پذیرش، پشت آفیس و مدیریت است. علاوه بر این، همکاری‌های کنونی با سیستم‌های دیگر وجود دارد تا امکان مراقبت بهتر از بیمار را فراهم کند، مانند ارتباط بین چندین کلینیک با فروشنده یکسان پرونده الکترونیک سلامت (EHR)، یا نرم افزار مدیریت مطب هایی که به بیماران اجازه می‌دهند تا به صورت آنلاین وقت رزرو کنند.