چرا نرم افزار مدیریت مطب یک امر بهداشتی ضروری است؟

اما بیایید یک قدم به عقب برگردیم.

ابتدا نرم افزار مدیریت مطب را تعریف می کنیم. چه وظایفی را مدیریت می کند؟ چگونه به اقدامات مراقبت های بهداشتی در بهبود گردش کار کمک می کند؟

این مقاله راهنمای جامعی برای عملکرد درونی نرم افزار مدیریت مطب است. این شامل همه چیزهایی است که باید بدانید، از جمله:

تعریف نرم افزار مدیریت مطب

• نرم افزار مدیریت مطب در مقابل نرم افزار پرونده الکترونیک سلامت (EHR).
• ویژگی های کلیدی موثرترین PMS
• چگونه سندرم پیش از قاعدگی باعث بهبود تجربیات بیمار و اجرای تمرین می شود

این نکات بینش مفیدی را در مورد نرم افزار مدیریت مطب و نحوه استفاده از آن در تمرین خود ارائه می دهد.

تفاوت بین EHR و نرم افزار مدیریت مطب

قبل از اینکه در مورد تفاوت های EHR و PMS صحبت کنیم، به یک تعریف اولیه از نرم افزار مدیریت مطب نیاز دارید. در هسته خود، PMS یک راه حل مدیریت دیجیتال است که برای روان سازی مدیریت با کاهش کاغذ بازی و خودکارسازی برخی از جنبه های عملیات روزمره طراحی شده است.

اینها وظایف اصلی نرم افزار مدیریت مطب هستند:

• ساده کردن برنامه ریزی و سازماندهی ویزیت
• یادآوری خودکار بیمار
• تایید بیمه بیمار
• بررسی ادعا و وظایف مدیریت ادعا
• تسریع در ارسال ادعاها
• ایجاد تخمین مسئولیت بیمار
• صورت‌حساب بیماران و پردازش پرداخت‌ ها
• تجزیه و تحلیل داده ها و تولید گزارش های آموزنده

نرم افزار مدیریت مطب گاهی با نرم افزار پرونده الکترونیک سلامت (EHR) اشتباه گرفته می شود. هر کدام قابلیت ها و کاربران متفاوتی دارند. ارائه دهندگان کاربران اصلی EHR هستند و PMS تا حد زیادی به کارکنان مدیریت خدمات می دهد. برای وضوح، بیایید تفاوت های بین آنها را مرور کنیم.

EHR یک رکورد قابل دسترسی دیجیتالی از اطلاعات پزشکی بیمار است که حاوی داده های بیمار جمع آوری شده از کارهای حرفه ای پزشکی/ بالینی است. EHR اطلاعات فعلی و کامل را به ارائه دهندگان و کارکنان ارائه می دهد، مانند:

• سابقه پزشکی بیمار
• تشخیص و پیش آگهی
• آزمایشگاه و تصویربرداری
• نسخه ها، درمان ها و روش های فعلی و گذشته
• اطلاعات سلامتی بیمار از سایر ارائه دهندگان

نرم افزار مدیریت مطب EHR داده های بالینی مربوط به بیماران را ذخیره و سازماندهی می کند، در حالی که نرم افزار مدیریت مطب بر عملکردهای اداری تمرکز دارد.

موارد استفاده برای این دو راه حل نیز متفاوت است. پزشکان و سایر پزشکان مراقبت های بهداشتی از نرم افزار مدیریت مطب EHR استفاده می کنند، در حالی که PMS در درجه اول توسط مدیران و مدیران بخش استفاده می شود.

به راحتی می توان دید که چگونه هر دو نقش اساسی در دیجیتالی کردن مراقبت های بهداشتی ایفا می کنند، و ارائه دهندگان باید از هر دو راه حل در کنار هم استفاده کنند تا به مزایای کامل هر کدام پی ببرند.

اجزای کلیدی نرم افزار مدیریت مطب کارآمد مراقبت های بهداشتی

امروزه تعداد زیادی راه حل مدیریت تمرین در بازار نرم افزار مدیریت مطب وجود دارد. با این حال، همه گزینه های نرم افزار مدیریت مطب یکسان ایجاد نمی شوند. این مهم است که قبل از انتخاب نرم افزار مدیریت مطب شما، درک کنید که آنها باید چه وظایفی را انجام دهند.

PMS شما باید دارای مجموعه کاملی از ویژگی ها و قابلیت ها باشد تا عملکرد روزانه تمرین شما را افزایش دهد. در اینجا ویژگی های مهم هر نرم افزار مدیریت مطب موثر وجود دارد:

امنیت سطح بالا

وقتی صحبت از راه‌ حل‌ های مراقبت‌های بهداشتی دیجیتال می ‌شود، به دلایل خوب، ایمنی سایبری همیشه باید در اولویت باشد. تنها در سال 2023، 809 مورد نقض اطلاعات در صنعت مراقبت های بهداشتی ایالات متحده ثبت شد.

نرم افزار مدیریت مطب داده های حساس بیمار و کارکنان را ذخیره می کند و آن را به هدفی مطلوب برای سرقت تبدیل می کند. مجرمان سایبری معمولاً به دنبال اطلاعات شناسایی شخصی (PII) از جمله نام بیماران، جزئیات بانکی، رمز عبور و سایر اطلاعات شخصی هستند. آنها برای به دست آوردن آن تلاش زیادی می کنند.

نرم افزار مدیریت مطب عملکرد خوب، داده های کارکنان و بیماران را با استفاده از اقدامات امنیت سایبری پیشرفته، از جمله:

• احراز هویت چند عاملی
• رمزگذاری سطح بالا
• فایروال ها
• شناسایی و کاهش خودکار تهدیدات
• پشتیبان گیری قابل اعتماد از اطلاعات و بازیابی فاجعه

همچنین، PMS باید با استانداردهای امنیتی نظارتی HIPAA و PCI DSS مطابقت داشته باشد و به طور مرتب به روز رسانی شود تا از پایبندی مداوم به تغییرات اطمینان حاصل شود. عدم رعایت می تواند منجر به عواقب قانونی مانند جریمه های سنگین، مجازات های حرفه ای و حبس احتمالی شود.

کارکرد

عملکردهای تعبیه شده در PMS باید جنبه های عملیاتی یک عمل را برای همه افرادی که از آن استفاده می کنند - بیماران، ارائه دهندگان و کارکنان - آسان تر کند. شما یک نرم افزار مدیریت مطب جامع با ویژگی های کاربردی زیر می خواهید:

• پورتال بیمار
• صورتحساب
• گزارش و تحلیل
• انطباق با مقررات امنیت داده ها
• ذخیره سازی داده مبتنی بر ابر
• ادغام EHR
• ادغام با راه حل های نرم افزار مدیریت مطب ای موجود
• رابط کاربری آسان

تمام هدف دیجیتالی شدن، ساده کردن وظایف اداری است. یک رابط کاربری پیچیده PMS این هدف را شکست می دهد.

نرم افزار مدیریت مطب شما باید برای کاربران جدید، چه در بخش اداری و چه در سمت بیمار، آسان برای یادگیری و بخشش باشد. همه عملکردهای رو به روی کاربر باید به وضوح قابل شناسایی باشند و ناوبری باید بصری و پاسخگو باشد.

سازگاری با موبایل

قابل حمل بودن یکی از ویژگی های اساسی هر راه حل دیجیتال مدرن است. کارکنان، ارائه دهندگان و بیماران باید بتوانند از هر کجا به برنامه دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند، از جمله دستگاه های تلفن همراه.

با توجه به محبوبیت روزافزون بهداشت از راه دور، یک ابزار مدیریت تمرین سازگار با موبایل ضروری است. این شکاف بین بیماران از راه دور و ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی را پر می کند.

سازگاری با موبایل دیگر لوکس نیست. یک ضرورت است تلفن‌های هوشمند و دستگاه‌ها برای اکثر مردم در دسترس ‌تر و راحت ‌تر هستند، که توضیح می ‌دهد که چرا دستگاه‌ های تلفن همراه در بیشتر موارد از رایانه‌ های رومیزی پیشی می ‌گیرند.

سفارشی سازی و مقیاس پذیری آسان

نرم افزار مدیریت مطب ای را انتخاب کنید که از سفارشی سازی پشتیبانی می کند. هرچه نرم افزار مدیریت مطب انعطاف پذیرتر باشد، بهتر است.

در حالی که ممکن است دو مرکز مراقبت های بهداشتی خدمات مشابهی ارائه دهند، ممکن است این کار را به روش های بسیار متفاوتی انجام دهند. هر تمرین دارای تنظیمات دیجیتال منحصر به فرد است و قابلیت سفارشی سازی به ارائه دهندگان اجازه می دهد تا رابط کاربری، ویژگی های امنیتی، سبک گزارش دهی و حتی زیبایی شناسی را مطابق با نیازهای خود تطبیق دهند.

به طور خلاصه، نرم افزار مدیریت مطب باید خود را با عمل تطبیق دهد، نه برعکس.

همین امر در مورد پوسته پوسته شدن با تمرین با رشد آن صادق است. نرم افزار مدیریت مطب باید بتواند کاربران جدید، بیماران، شاغلین و نیازهای مدیریتی را در خود جای دهد. اگر وقتی به حجم کاربری خاصی رسیدید باید به نرم افزار مدیریت مطب دیگری مهاجرت کنید، ممکن است بهترین راه حل برای شما نباشد.

چگونه نرم افزار مدیریت مطب می تواند تجربه بیمار را بهبود بخشد

آیا نرم افزار مدیریت مطب واقعاً تجربه بیمار را بهبود می بخشد؟ بله قطعا می تواند.

بهبود کارایی تمرین مطمئناً بر تجربه بیمار تأثیر می گذارد، اما برخی ملاحظات مربوط به بیمار نیز به یک سفر مثبت کمک می کند. تجربه بیمار حول شش عامل می چرخد:

• حرفه ای بودن
• خدمات بهداشتی با کیفیت بالا
• همدلی
• ارتباط
• رضایت بیمار
• راحتی

نرم افزار مدیریت مطب هر شش عامل تجربه بیمار را به روش های زیر لمس می کند:

سفر بیمار را ساده می کند

نرم افزار مدیریت مطب معمولاً شامل یک پورتال بیمار است که به بیمار امکان می دهد در سفر مراقبت های بهداشتی خود شرکت فعال تری داشته باشد.

تجربه بیمار با تعیین وقت ملاقات شروع می شود. بیماران می‌توانند بدون تماس یا مراجعه به کلینیک، از طریق پورتال بیمار، نوبت ‌های خود را برنامه‌ ریزی کنند و حتی آن را لغو کنند.

آن‌ ها می ‌توانند از قبل با تکمیل پرسش ‌نام ه‌های بیمار و فرم‌ های پذیرش، ویزیت خود را بررسی کنند. آنها همچنین می توانند اطلاعات بیمه خود را به صورت آنلاین ارائه دهند.

علاوه بر این، نرم افزار مدیریت مطب به طور خودکار تأیید بیمه و مبالغ پرداخت را انجام می دهد، بنابراین بیمار قبل از رسیدن مسئولیت خود را می داند.

سپس، پس از پایان نوبت، بیمار می تواند صورتحساب خود را مشاهده کرده و با استفاده از همان درگاه پرداخت را انجام دهد.

نرم افزار مدیریت مطب، اصطکاک و موانع را در سفر بیمار به حداقل می رساند و روندی روان تر و در کل بیماران را شادتر می کند.

تاخیرها را به حداقل می رساند

هیچ کس انتظار را دوست ندارد. این امر به ویژه برای بیمارانی که نگرانی های فوری سلامتی دارند یا کسانی که ویزیت ها را در برنامه های شلوغ خود فشرده می کنند، ناامید کننده است.

در حالی که تاخیر همیشه قابل اجتناب نیست، یک PMS کارآمد کمک می کند تا حد امکان آنها را به حداقل برسانید. نرم افزار مدیریت مطب با ساده کردن زمان بندی و ایجاد لیست های انتظار، وقفه هایی مانند زمان بندی بیش از حد و خطاهای ثبت را کاهش می دهد، حتی آنها را حذف می کند. همچنین واجد شرایط بودن بیمار را به طور خودکار تأیید می کند و مدت زمان صرف شده در تلفن با شرکت های بیمه را کاهش می دهد.

به طور کلی، کارکنان زمان کمتری را صرف کارهای اداری می کنند و زمان بیشتری را برای ایجاد یک تجربه یکپارچه برای بیمار صرف می کنند.

دقت را بهبود می بخشد

بیماران می توانند به طور قابل درک در مورد صورتحساب سفت و سخت باشند. خطاها منبع اصلی ناامیدی و در نتیجه تلف کردن زمان در سفر بیمار هستند. آنها می توانند به روابط بیمار و ارائه دهنده آسیب وارد کنند و در نهایت منجر به از دست رفتن درآمد شوند.

ابزارهای مدیریت تمرین برای جلوگیری از اشتباهات صورت‌ حساب و کشف خطاها قبل از تأثیرگذاری بر کارایی تمرین و تجربه بیمار طراحی شده‌اند.

PMS به روش‌ها کمک می ‌کند تا تخمین ‌های دقیقی از مسئولیت بیمار در اولین بار ارائه دهند. آنها شفافیت در قیمت گذاری را افزایش می دهند و اظهارات کامل و صحیح را ارائه می دهند تا بیماران بتوانند به راحتی هزینه ها را مشاهده کنند.

وسیله ای برای ارتباط با بیماران فراهم می کند

نرم افزار مدیریت مطب اغلب ابزارهای ارتباطی با بیمار را در بر می‌گیرد که به ارائه‌ دهندگان اجازه می‌دهد با بیماران ارتباط برقرار کنند و به روش‌های مهمی درگیر شوند.

به عنوان مثال، نرم افزار مدیریت مطب می تواند به طور خودکار یادآور ویزیت بیماران را با گزینه ای برای تغییر زمان به طور مستقیم از دستگاه آنها ارسال کند. ارائه دهندگان حتی می توانند بیماران را به عنوان بخشی از پیگیری درمان بررسی کنند.

برخی از راه حل های PMS ممکن است میزبان یک نرم افزار مدیریت مطب و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) باشند که پشتیبانی بیشتری را برای طیف وسیع تری از ارتباطات با بیمار ارائه می دهد.

چگونه نرم افزار مدیریت مطب، مدیریت تمرین را بهبود می بخشد

PMS علاوه بر بهبود تجربه بیمار، عملکرد اداری یک مطب را افزایش می دهد. در اینجا پنج روش وجود دارد که یک نرم افزار مدیریت مطب ای مدیریت عمل را بهبود می بخشد:

1. کاغذبازی را کاهش می دهد

ارائه خدمات مراقبت های بهداشتی یک تمرین فشرده داده است که مسئول حدود 30 درصد از داده های جهانی است.

جمع آوری و ذخیره تمام آن داده ها با استفاده از اسناد کاغذی بسیار زیاد است و خطر خطا را افزایش می دهد.

PMS نیاز به فرآیندهای مبتنی بر کاغذ را به شدت کاهش می دهد و حتی از بین می برد و در زمان و تلاش کارکنان و ارائه دهندگان صرفه جویی می کند. فرآیندهای دیجیتال نیز راحت تر، ایمن تر و از نظر زیست محیطی مسئول هستند.

2. ضمانت رعایت

یک PMS منطبق با HIPAA انطباق خود را با این عمل گسترش می دهد. پروتکل‌های امنیتی نرم افزار مدیریت مطب حفظ حریم خصوصی داده‌های بیمار را تضمین می ‌کنند و در عین حال تغییرات مستمر در انطباق با مقررات را از طریق به ‌روزرسانی‌ها یا وصله‌ ها تطبیق می ‌دهند.

به طور مشابه، فروشنده نرم افزار مدیریت مطب را به روز می کند تا تغییراتی در کدهای ICD ایجاد کند.

3. یک مرکز داده مرکزی ایجاد می کند

مراکز مراقبت های بهداشتی نیاز به یک مرکز داده مرکزی واحد دارند که در دسترس بودن و یکپارچگی داده ها را همیشه تضمین کند.

فقط یک فایل برای هر بیمار نیاز به دسترسی، مشاهده، به روز رسانی یا پشتیبان گیری دارد که منجر به افزایش دقت و ثبات در مراقبت می شود. با یک منبع واحد از داده های بیمار، هرگز فایل های تکراری حاوی اطلاعات ناقص یا متناقض وجود نخواهد داشت.

4. مطالبات بیمه ای را ساده می کند

نرم افزار مدیریت مطب بیمه سلامت، مزایای طرح و واجد شرایط بودن بیمار را قبل از انتصاب تایید می کند و از این اطلاعات برای ایجاد تخمین مسئولیت بیمار استفاده می کند.

ارائه مطالبات بیمه اغلب می تواند به معنای صرف زمان زیادی برای برقراری ارتباط با بیمه گر باشد. نرم افزار مدیریت مطب با ردیابی ادعاهای ارسالی و اجازه دادن به مدیران برای مشاهده و مدیریت سریع وضعیت به طور قابل توجهی این سرمایه گذاری زمانی را کاهش می دهد.

علاوه بر این، نرم افزار مدیریت مطب فرم‌ های ادعا را بررسی می ‌کند و هر گونه مشکلی را برای حل سریع ‌تر علامت ‌گذاری می‌کند که منجر به رد ادعاهای کمتر می‌ شود. پردازش سریعتر، به نوبه خود، بازپرداخت را تسریع می کند.

5. کارایی گردش کار را افزایش می دهد

نرم افزار مدیریت مطب به مدیران این امکان را می دهد که وظایف را به سرعت و به راحتی محول کرده و پیگیری کنند.

ارائه دهندگان می توانند به وضوح بیماران و برنامه های تعیین شده خود را مشاهده کنند. کارکنان و مدیران همچنین می‌توانند فهرست وظایف خود را در پلتفرم مدیریت برای سازمان پیشرفته طراحی کنند.

چنین سازمان شفافی همزمان با ساده‌سازی جریان‌های کاری، مسئولیت و مسئولیت ‌پذیری را در طول عمل القا می ‌کند.

شروع با نرم افزار مدیریت مطب در تمرین شما

نرم افزار مدیریت مطب به وضوح یک ابزار حیاتی برای ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی است. عملیات روزمره را ساده می کند و در زمان، انرژی و منابع با ارزش صرفه جویی می کند. بهبود کارایی تمرین، تجربه بیمار را نیز افزایش می دهد.

در اینجا چهار مرحله عملی وجود دارد که می توانید برای ارتقاء مدیریت تمرین خود از همین الان بردارید:

نرم افزار مدیریت مطب سازگار را خریداری کنید و نظرات را بخوانید. قبل از بررسی، از دیگرانی که قبلاً نرم افزار مدیریت مطب را پیاده سازی کرده اند، مشاوره بگیرید.

راه حل های PMS را مقایسه کنید تا مطمئن شوید که تمام ویژگی ها و قابلیت های لازم را دارند. تحقیق کنید که آیا می‌توانید در صورت لزوم نرم افزار مدیریت مطب را به گونه ‌ای سفارشی کنید که با تمرین خود مطابقت داشته باشد. هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت مطب، امنیت، عملکرد و سهولت استفاده را در نظر بگیرید.

روی دو یا سه مدعی برتر بنشینید و آنها را امتحان کنید. بیشتر راه‌حل‌های PMS آزمایش‌ها یا نسخه‌های نمایشی را ارائه می ‌دهند تا بتوانید نحوه عملکرد آنها را در یک محیط واقعی مشاهده کنید. اطمینان حاصل کنید که انتخاب نهایی شما دارای پشتیبانی فنی و آموزش کافی قبل از تعهد به خدمات آنها است.