تقویت نرم افزار مدیریت مطب های سرپایی با کاهش زمان انتظار بیماران

خلاصه

پادشاهی عربستان سعودی (KSA) توجه زیادی به بهبود کیفیت خدمات ارائه شده توسط بخش های مراقبت های بهداشتی از جمله کلینیک های سرپایی می کند. یکی از اشکالات اصلی در کلینیک های سرپایی زمان انتظار طولانی برای بیماران است که بر سطح رضایت بیماران و کیفیت خدمات تأثیر می گذارد. این مقاله با مطالعه نرم افزار مدیریت مطب (OMS) و ارائه راه حل هایی برای کاهش زمان انتظار به این مشکل می پردازد. بسیاری از بیمارستان‌ها در سراسر جهان راه‌حل‌هایی را برای غلبه بر مشکل زمان انتظار طولانی در کلینیک‌های سرپایی مانند بیمارستان‌های ایالات متحده آمریکا، چین، سریلانکا و تایوان به کار می‌گیرند. این کلینیک ها موفق شده اند زمان انتظار را به ترتیب 15، 78، 60 و 50 درصد کاهش دهند. چنین راه حل هایی عمدتاً به افزودن منابع انسانی بیشتر یا تغییر برخی سیاست های تجاری یا مدیریت بستگی دارد. راه حل های مشکلات فوق به صورت تحلیلی و یا با آزمایش های شبیه سازی معرفی و ارزیابی شده اند. ارزیابی نتایج نشان دهنده کاهش زمان انتظار بیمار است. هنگامی که مشکلات دیر رسیدن پزشک حل شود، این می تواند زمان خدمات کلینیک را تا 20٪ کاهش دهد. با این حال، راه حل برای بیمارانی که زود رسیدن 53.3٪ از زمان حیاتی، 20٪ از زمان درمانگاه و به طور کلی 30.3٪ از کل زمان انتظار را کاهش می دهد. در نهایت، لیست های توزیع خوب بیمار تا 54.2٪ بهبود یافته است. بهبودهایی که در زمان انتظار بیماران ایجاد می‌شود، در نتیجه بر رضایت بیماران و بهبود کیفیت خدمات مراقبت‌های بهداشتی تأثیر می‌گذارد.

مقدمه

جریان بیمار مهم ترین عامل در محیط های بالینی سرپایی است، زیرا به طور مستقیم بر سلامت بیماران و سطح رضایت آنها تأثیر می گذارد. کلینیک‌های سرپایی و کارکنان آن‌ها در فعالیت‌های مختلفی درگیر هستند، جایی که مدیریت اطلاعات، استفاده دقیق از داده‌ها، تخصیص مناسب منابع و اجرای به موقع فرآیندها برای حفظ جریان بیمار در کلینیک ضروری است [12].

انگیزه اصلی این مقاله ادغام نرم افزار مدیریت مطب مراقبت های بهداشتی در تنظیمات بالینی سرپایی در عربستان سعودی برای ارزیابی اثرات آنها بر بهبود جریان بیمار و پرداختن به چالش های بالقوه پیش روی کلینیک های سرپایی است. هدف دولت عربستان از طریق وزارت بهداشت (MOH) ارائه بهترین سطح خدمات بهداشتی بر اساس نرم افزار مدیریت مطب های اطلاعاتی مدرن با تخصیص بودجه کلان سالانه است. به گزارش عرب نیوز، وزارت بهداشت 54.35 میلیارد ریال سعودی در بودجه سال 2013 - 15.45 درصد بیشتر از تعهدات سال 2011 تخصیص داده است [7]. با این حال، یک اشکال قابل توجه در بیمارستان ها وجود دارد - زمان طولانی انتظار بیماران در کلینیک های آنها - که به نوبه خود بر سطح رضایت بیمار و همچنین کیفیت خدمات ارائه شده تأثیر می گذارد. از آنجایی که وضعیت سلامتی بیماران ممکن است پایدار نباشد، زمان انتظار اضافی می تواند به آنها آسیب برساند. مطالعات قبلی تایید کرد که فراتر از کیفیت خدمات پزشکی، سطح رضایت بیماران از خدمات سرپایی با زمان انتظار 3456 مرتبط است.

این مقاله عمدتاً بر بررسی نرم افزار مدیریت مطب فعلی (OMS) با مطالعه معماری آن و بررسی مسائل مؤثر بر زمان انتظار متمرکز شده است. نقص هایی در کاربرد نرم افزار مدیریت مطب الکترونیکی مراقبت های بهداشتی مربوط به هر دو مرحله نیاز و طراحی شناسایی شده است. پنج مشکل اصلی که ممکن است باعث افزایش یا عدم اندازه گیری زمان انتظار شود شناسایی شده است: نوع ویزیت، شماره گذاری بلیط، دیر رسیدن پزشک، ورود زودهنگام بیمار و لیست توزیع بیماران. راه‌ حل‌هایی برای این مشکلات ایجاد شده است و سپس به صورت تحلیلی یا شبیه‌ سازی برای کاهش زمان انتظار بیماران و در نهایت افزایش سطح رضایت، اثبات شده است.

دامنه این تحقیق شامل گردش کار در داخل کلینیک است که از ورود بیمار شروع می شود و سپس به ارزیابی حیاتی، معاینه بالینی یا فیزیکی و سپس ترخیص می رسد. کلیه مراحل داخلی مانند واکسیناسیون و آزمایشات ریوی و موارد خارجی مانند داروخانه و خدمات آزمایشگاهی خارج از محدوده است.

بقیه این مقاله به شرح زیر سازماندهی شده است: بخش "کار مرتبط" مطالعات مرتبط را ارائه می دهد. بخش "روش شناسی" روش تحقیق را تشریح می کند: یک بیمارستان دولتی عربستان سعودی که به عنوان مطالعه موردی انتخاب شده است. بخش "مطالعه موردی: بحث، اجرا و تجزیه و تحلیل" بر درک OMS، پرداختن به مشکلات، پیشنهاد راه حل ها و ارزیابی متمرکز است. بخش "نتیجه گیری و کار آینده" مقاله را به پایان می رساند و پیوندهایی را برای کارهای آینده ترسیم می کند.

کار مرتبط

بسیاری از بیمارستان ها در سراسر جهان راه حل هایی را برای غلبه بر مشکل زمان انتظار طولانی در کلینیک های سرپایی مانند بیمارستان های شیکاگو، چین، سریلانکا و تایوان پیشنهاد کرده اند. پاراگراف های زیر راه حل های آنها و پیشرفت بهبود آنها را توضیح خواهند داد.

یک مطالعه شبیه‌سازی از یک کلینیک گوش، حلق و بینی (ENT) در مرکز پزشکی دانشگاه ایلینویز، شیکاگو، ایالات متحده انجام شد [8]. دو سناریو پیشنهاد شد. در سناریوی اول، یک پزشک مقیم برای خدمات رسانی به انواع بیماران به نرم افزار مدیریت مطب اضافه شده است. این راه حل باعث کاهش 5.29٪ در زمان انتظار می شود. سناریوی دوم سیاست انتصاب را تغییر داده است که موفق به دستیابی به بهبود 15 درصدی شده است.

در نمونه بیمارستان چینی [9]، سه مدل ارائه شد تا نشان دهد که چگونه می توان از استراتژی های مختلف برای بهبود عملکرد جریان بیماران سرپایی استفاده کرد. در مدل A، "پزشکان مشترک بیمار" هر پزشک در دسترس می تواند هر بیمار را از نرم افزار مدیریت مطب در اولین معاینه ببیند. در مدل B، "افزودن داوطلبان"، پنج داوطلب به نرم افزار مدیریت مطب معرفی شدند. این منابع اضافی زمان انتظار را به میزان قابل توجهی کاهش داد. در مدل C، «تغییر اولویت ‌های داوطلب»، تغییر مکان داوطلبان، استفاده بهتر از منابع حاصل شد. بهترین کاهشی که آنها داشته اند 78 درصد بوده است.

Algiriyage و همکاران. مشکل زمان انتظار در بیمارستان چشم سریلانکا را شرح داد [10]. مطالعه آنها صف های مختلفی را تجزیه و تحلیل می کند که باعث ایجاد گلوگاه در بخش سرپایی می شود. آنها چندین قانون برنامه ریزی ویزیت را با کمک یک مدل شبیه سازی ارزیابی کردند تا راه حلی ارائه کنند که کل زمان انتظار بیمار را تا 60٪ به حداقل برساند.

مطالعه ای نیز در یک بیمارستان تایوان انجام شد [11]. محققان سعی کردند با استفاده از ثبت نام مخلوط، جریان بیمار را بهبود بخشند. آنها از شبیه سازی با 7 سناریو مختلف برای محاسبه زمان انتظار و درصد بهبود استفاده کردند. کاهش زمان انتظار آنها 50 درصد بود.

مطالعه دیگری تلاش کرد تا زمان انتظار طولانی در یک بیمارستان مراقبت های اولیه هنگ کنگ را حل کند [12]. روش مورد استفاده برای جمع آوری اطلاعات در مورد موضوع، پیمایش بود. علت طولانی شدن زمان انتظار بیماران، افزایش حجم بیماران و نرخ جابجایی پرسنل برای درمانگاه اولیه در طول فصل بود.

این راه حل ها عمدتاً به افزودن منابع انسانی بیشتر یا تغییر سیاست های تجاری یا مدیریتی برای بهبود زمان انتظار بستگی دارد. این ممکن است کافی نباشد زیرا خدمات نرم افزار مدیریت مطب کاربردی در کلینیک های سرپایی نیز باید مورد توجه نوبت دهی گیرد. هدف اصلی این مقاله، بررسی جریان بیمار فعلی از منظر نرم افزار مدیریت مطب برای کاهش زمان انتظار با استفاده از منابع موجود فعلی است.

به طور کلی، معماری نرم افزار مدیریت مطب اطلاعات سلامت (HIS) یک پرتره پیچیده از نحوه ارتباط ماژول های مختلف نرم افزار مدیریت مطب با یکدیگر با استفاده از سرویس های متمرکز و لایه ادغام گذرگاه به نام "middleware" یا گاهی اوقات به نام موتور یکپارچه سازی (IE) است. نرم افزار مدیریت مطب سرپایی یک نرم افزار مدیریت مطب یکپارچه است که با استفاده از گذرگاه خدمات ارتباط برنوبت دهی می کند. ایجاد تغییرات یا توسعه در هر نرم افزار مدیریت مطب بسیار پرهزینه است زیرا اکثر نرم افزار مدیریت مطب مبتنی بر مطالعات و دانش چندین ساله هستند. علاوه بر این، درخواست تغییرات در معماری نرم افزار مدیریت مطب یک فرآیند بسیار طولانی است زیرا شامل نرم افزار مدیریت مطب های به هم پیوسته است که باید قبل از معرفی هر گونه توسعه به دقت از نظر تأثیر تغییرات مورد مطالعه نوبت دهی گیرد [13].

این مطالعه بر روی کلینیک های سرپایی در عربستان سعودی و مدت زمانی که بیمار طول می کشد تا ویزیت خود را از کلینیک پایان دهد، تمرکز دارد. علاوه بر این، این مطالعه به نیازهای گمشده نرم افزار مدیریت مطب کلینیک های سرپایی فعلی و دلایل زمان انتظار طولانی پرداخته است. یک بیمارستان دولتی بزرگ که نرم افزار مدیریت مطب های الکترونیکی مراقبت های بهداشتی را در کلینیک های سرپایی خود ارائه می دهد به عنوان مطالعه موردی انتخاب شد. سوالات اولیه تحقیق در این مقاله عبارتند از:

• چگونه افزایش OMS باعث بهبود زمان انتظار در کلینیک های سرپایی عربستان سعودی می شود؟

• الزامات از دست رفته که باید برای بهبود نرم افزار مدیریت مطب سرپایی در نظر گرفته شوند چیست؟

روش شناسی

برای رسیدگی به مشکلات جریان بیمار در کلینیک‌های سرپایی و دلایل طولانی مدت انتظار، به دو روش کمی و کیفی توجه شده است.

جمع آوری داده ها، تجزیه و تحلیل استخوان ماهی، مصاحبه و روش های نظرسنجی برای مطالعه و تجزیه و تحلیل نرم افزار مدیریت مطب های فعلی در کلینیک های سرپایی استفاده شده است. داده های واقعی از یکی از نرم افزار مدیریت مطب های مدیریت سرپایی بیمارستان KSA (OMS) با استفاده از پایگاه داده Oracle و برای نرم افزار مدیریت مطب ارجاع با استفاده از پایگاه داده سرور Microsoft SQL جمع آوری شده است. اطلاعات مشاور و حقوق از برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) با استفاده از پایگاه داده اوراکل گرفته شده است. یک ابزار علت و معلولی Fishbone برای تجزیه و تحلیل عواملی که تأثیر مستقیم بر جریان بیمار از دیدگاه‌ های مختلف دارند، انتخاب شده است. تجزیه و تحلیل استخوان ماهی نموداری است که توسط کائورو ایشیکاوا در سال 1968 ایجاد شد و علل ریشه ای یک رویداد خاص از جمله روش، افراد، اندازه گیری، مدیریت، محیط و ماشین را نشان می دهد. Fishbone برای مطالعه فرآیند از داخل مدیریت سرپایی و یافتن علل ریشه ای مشکل استفاده می شود.

مصاحبه‌ هایی با کارکنان، مدیران و کاربران نرم افزار مدیریت مطب ترتیب داده شد تا اطلاعات جمع ‌آوری‌شده در مراحل برنامه ‌ریزی، طراحی و پیاده ‌سازی به منظور تغذیه تجزیه و تحلیل Fishbone مشخص شود. علاوه بر این، داده های صف ویزیت برای تجزیه و تحلیل داده ها از نرم افزار مدیریت مطب های کلینیک های سرپایی استخراج می شود.

نظرسنجی ‌ها برای اندازه ‌گیری سطح رضایت بیماران از دیدگاه بیرونی و شناسایی مشکلات و جایی که اکثر مشکلات در آن نوبت دهی دارند، استفاده شد. حجم نمونه 175 نفر بود. این نظرسنجی با استفاده از لینک وب و بازدید از سایت از یک بیمارستان دولتی در ریاض ارسال شده است. بالاترین میزان پاسخ دهی در گروه سنی 26 تا 35 سال نوبت دهی دارد که 41.1٪ از کل پاسخ دهندگان را تشکیل می دهد. همچنین اکثر پاسخ دهندگان زن (61 درصد) بودند. از نظر سطح تحصیلات پاسخگویان، تقریباً نیمی از آنها لیسانس بودند. ضمیمه A سؤالات نظرسنجی و نتایج آنها را ارائه می دهد. سوالات نظرسنجی با توجه به جریان بیماران در کلینیک طراحی شده است. نتایج نظرسنجی مشکلات مهمی را نشان داده است. به عنوان مثال، وقتی از بیماران پرسیده شد که چه زمانی شروع به شمارش زمان انتظار خود کردند؟ 43.2 درصد از زمان ورود، 56.8 درصد از زمان ویزیت گفتند. همچنین 56.8 درصد بیماران اعلام کردند که مدیریت کلینیک به موقع مراجعه کنند و 43.2 درصد اعلام کرده اند که به آنها اطلاع داده نشده است. از این نظرسنجی، ما مهم‌ ترین دلایلی را شناسایی کرده‌ایم که در پس زمان ‌های انتظار طولانی هستند که به طور مستقیم بر کیفیت خدمات تأثیر می ‌گذارند.

پس از به کارگیری روش های فوق و انجام تحلیل های عمیق، به چندین مشکل پرداخته شده است. علاوه بر این، پنج راه حل پیشنهاد شده است و تأثیر آنها بر زمان انتظار بیماران به صورت تحلیلی یا شبیه ‌سازی مورد آزمایش نوبت دهی گرفته است که در بخش زیر نشان داده خواهد شد. در بخش‌های بعدی، توصیه‌ هایی به مدیریت بیمارستان در مورد چگونگی کاهش زمان انتظار بیمار و بهبود کیفیت خدمات درمانی ارائه خواهد شد.

مطالعه موردی: بحث، اجرا و تحلیل

یک مطالعه موردی برای شناسایی موانعی که بر سر راه جریان بیمار در مراکز درمانی وجود دارد، انتخاب شده است. مطالعه موردی "KSA-hospital" یکی از بزرگترین بیمارستان‌های وزارت بهداشت عربستان سعودی است که از فناوری ‌های روز استفاده می‌ کند. خدمات سرپایی در بیمارستان منتخب از تعداد زیادی از بیماران در تخصص های مختلف پزشکی بهره می برد، با حدود 1300 ویزیت کلینیک در روز بدون احتساب ویزیت روش های پزشکی. مدیریت بالاتر مایل است با به حداقل رساندن زمان ویزیت بالینی، رضایت بیمار را افزایش دهد. این شامل ورود بیمار، ارزیابی پرستاری، معاینه فیزیکی، و سایر درمان ها یا روش هایی است که از تخصص به تخصص دیگر متفاوت است.

بزرگترین چالش، شناسایی دلایل زمان انتظار طولانی در کلینیک‌های سرپایی است، زیرا این جنبه زمان انتظار مهمترین اقدام برای افزایش رضایت بیمار، استفاده از منابع و مدیریت کلی کلینیک است.

بخش‌های بعدی یافته ‌های ما را مورد بحث نوبت دهی می‌ دهند و هر مشکل شناسایی شده و ارزیابی برای راه ‌حل پیشنهادی را به صورت تحلیلی یا شبیه‌ سازی ارائه می ‌کنند. برای اجرای آزمایش های شبیه سازی از Simio [15] استفاده شده است. Simio ابزاری برای ساخت و اجرای مدل های فرآیند به صورت پویا است. Simio عمل می کند و یک انیمیشن سه بعدی از رفتار نرم افزار مدیریت مطب در طول زمان نمایش می دهد. این کمک می کند تا قبل از ایجاد این تغییرات در نرم افزار مدیریت مطب های واقعی، تغییرات پیشنهادی در نرم افزار مدیریت مطب را در شبیه سازی مشاهده کنید. تاثیر هر راه حل پیشنهادی بر زمان انتظار به طور جداگانه ارائه خواهد شد. در نتیجه، کاهش قابل توجهی در کل زمان انتظار می تواند در صورت اتخاذ همه راه حل ها به دست آید.

یافته ها و راه حل ها

این تحقیق برخی از علل ریشه ای مشکلات موثر بر جریان بیمار را بر اساس تجزیه و تحلیل استخوان ماهی شناسایی کرده است. این مقاله بر مشکلاتی که باعث بالاترین یا اندازه‌ گیری ‌نشده‌ ترین زمان انتظار می ‌شوند تمرکز کرده است و آنها را به مؤلفه نرم افزار مدیریت مطبی در OMS مرتبط می ‌کند، از جمله:

• مشکلات نوع ویزیت در نرم افزار مدیریت مطب زمان بندی،
• مشکلات شماره گذاری بلیط در نرم افزار مدیریت مطب نوبت دهی،
• گزارش گیری کلینیک پزشک در نرم افزار مدیریت مطب حضور و غیاب به موقع،
• بیمارانی که زود رسیدن در نرم افزار مدیریت مطب نوبت دهی،
• مشکل جریان گمشده (لیست توزیع پزشک) در نرم افزار مدیریت مطب زمان بندی.

در بخش های بعدی "مشکل و راه حل نوع ویزیت" تا "لیست توزیع بیمار" هر یک از مشکلات فوق ارائه، تجزیه و تحلیل و راه حل پیشنهادی ارائه می شود.

نوع ویزیت مشکل و راه حل

تجزیه و تحلیل آماری داده‌های واقعی بیمارستان در بازه زمانی 2012 تا 2014 انجام شد. داده‌ ها نشان ‌دهنده افزایش بالایی در تعداد بیماران ارجاع‌ شده و عدم مراجعه است که نوع جدیدی از نوبت‌ ها را به نام «بیش از حد رزرو شده» معرفی می ‌کند. این باعث ایجاد مشکل می شود زیرا ویزیت بیش از حد رزرو شده شامل زمان نوبت دهی خاصی نمی شود.

پس از تجزیه و تحلیل مشکل، این مطالعه راه‌حلی را پیشنهاد کرد که می‌تواند با استفاده از تمام نوبت دهی ها در 48 ساعت از ویزیت، به اهداف مدیریتی یکسان دست یابد. ایده این پیشنهاد رسیدگی به نوبت های بیش از حد رزرو شده به عنوان لیست انتظار نوبت و ارسال پیام کوتاه به بیماران با استفاده از خدمات یادآوری و تایید نوبت است. مکانیسم تایید به اطمینان از گزارش بیمار به کلینیک کمک می کند. در صورتی که بیمار نتواند به کلینیک مراجعه کند، می تواند یادداشت لغو را به دروازه تایید بیمارستان KSA ارسال کند.

برای تایید راه حل، نمونه ای از 94 نوبت در یک روز گرفته شد که 10 کلینیک و 11 مشاور را پوشش می داد. تعداد مراجعه نشدن به آن روز 40 نفر بود، یعنی 43 درصد بیماران حاضر نشدند و مشاور فقط 57 درصد بیماران را معاینه کرد. نوبت دهیهای بیش از حد رزرو شده در آن روز 19 نوبت دهی بود که در شکل 1 (الف) نشان داده شده است. با استفاده از راه حل پیشنهادی، شکل 1 (ب) نشان می دهد که اگر 10٪ از بیماران به نرم افزار مدیریت مطب پاسخ دهند، آنگاه می توان چهار اسلات موجود را با نوبت دهیهای بیش از حد رزرو شده جایگزین کرد. اگر 50 درصد از بیماران پاسخ دادند، به این معنی است که همه بیمارانی که بیش از حد رزرو شده اند، در آن روز ویزیت رزرو شده خواهند داشت. اگر 100% بیماران قبل از تاریخ ملاقات پاسخ لغو ارسال کنند، در مجموع 20 اسلات اضافی در دسترس خواهد بود. این اسلات‌های موجود را می‌توان با درخواست‌های روزانه ویزیت جدید مورد استفاده نوبت دهی داد.

مشکل شماره گذاری بلیط در نرم افزار مدیریت مطب و راه حل نوبت دهی

شماره بلیت بدون توجه به زمان نوبت دهی به صورت سریالی تولید می ‌شود، اما تماس با بیمار مطابق با زمان ملاقات صورت می‌ گیرد که باعث سردرگمی بیماران در مورد اینکه چه زمانی توسط کارکنان بیمارستان ویزیت می‌ شوند، می ‌شود. بیمار فرض می کند که اگر تعداد او کمتر از بیمار دیگر باشد، ابتدا حق دارد به او خدمات داده شود. این رفتار را تجربه بیمار یا تجربه کاربر در زمینه های تعامل کامپیوتری انسانی می نامند.

استفاده از شماره سریال تولید شده بر اساس زمان نوبت دهی بدون در نظر گرفتن زمان ورود احتمالاً می تواند راه حل معقولی برای این مشکل ارائه دهد و در صورت وجود شکاف خالی، اولویت را به افرادی که بیش از حد رزرو کرده اند یا وارد می شوند، می دهد. اگر بیمار تأخیر داشته باشد، نرم افزار مدیریت مطب به ‌طور خودکار بیمار را به‌ عنوان بیمار بیش از حد رزرو شده یا بستری در نظر می‌ گیرد. از آنجایی که درصد بیش از حد رزرو شده حدود 30 درصد از کل ویزیت ها است، می توان از همین درصد برای کاهش زمان انتظار بیمار استفاده کرد.

گزارش مشکل و راه حل کلینیک پزشک

زمان حضور مشاور تاثیر مستقیمی بر زمان انتظار بیمار دارد، به خصوص برای اولین نوبت چه در نوبت صبح و چه بعد از ظهر. شکل 2 میانگین تأخیر مشاور را در دقیقه به مدت 8 هفته نشان می دهد. نمونه ای به تعداد 5606 بازدید در 2 ماه به مدت دو جلسه گرفته شده است. جلسه صبح از ساعت 8:30 صبح شروع و در ساعت 12:00 پایان می یابد و جلسه بعد از ظهر از ساعت 13:00 شروع و در ساعت 16:30 به پایان می رسد.

میانگین گزارش دیرهنگام مشاور به کلینیک ها بین 20 دقیقه تا 49 دقیقه بود که منجر به نارضایتی بیمارانی شد که پس از بررسی علائم حیاتی برای مدت طولانی منتظر می مانند. تأثیر نادیده گرفتن نرم افزار مدیریت مطب حضور و غیاب زمانی (TAS) برای نظارت بر حضور مشاور منجر به ضرر و زیان برای بیمارستان KSA بین 26879 SR تا 65843 SR در هفته شده است. این محاسبه شامل 378 مشاور با میانگین حقوق 3.57 SR در هر دقیقه است.

با اجرای ایده دسترسی کارت، نرم افزار مدیریت مطب می تواند ورود پزشک را با خواندن گزارش نرم افزار مدیریت مطب کنترل دسترسی (ACS) تشخیص دهد. ACS اولین گزارش پزشک را از طریق وب سرویس به TAS و نرم افزار مدیریت مطب منابع انسانی ارسال می کند.

نتایج شبیه سازی برای میانگین زمان انتظار کلینیک فعلی (AWT) در شکل 3 نشان داده شده است. شکل جریان بیماران را در کلینیک نشان می دهد که در آن دایره ها مراحل جریان را نشان می دهند و از فلش ها برای محاسبات استفاده می شود. وضعیت فعلی به صورت قبل نشان داده شده است. در شکل مشابه، نتایج شبیه سازی برای راه حل پیشنهادی و تاثیر آن بر AWT کلینیک نشان داده شده و به صورت After نشان داده شده است.

با فرض اینکه پزشکان به موقع شروع می‌ کنند و آزمایش‌ های شبیه ‌سازی را روی داده‌های یک بیمارستان انجام می ‌دهند، زمان کلی انتظار به 20 درصد کاهش می ‌یابد (3.1 دقیقه به ‌طور میانگین برای هر جلسه). زمان حضور پزشک مشاور تنها عامل موثر بر زمان انتظار نیست. برخی از اثرات مشخص نیست، به ویژه به دلیل دیر یا زود رسیدن بیماران.

مشکلات زودرس بیمار و راه حل ها

یکی دیگر از مشکلات مربوط به شماره صف بلیط، زودتر رسیدن بیمار است. چون شماره صف با توجه به ساعت ورود بدون توجه به ساعت نوبت داده می شود، بیمار خیلی زود به کلینیک می آید. شکل 4 نشان می دهد که تعداد بیماران چک شده در مقایسه با بیماران مورد انتظار یا رزرو شده برای نمونه یک روزه. این باعث طولانی ‌تر شدن زمان انتظار می ‌شود، زیرا بیماران تصور می ‌کنند که زمان نوبت دهی از زمان چک ‌این تا زمان ترخیص است. این مشکل به دلیل تضاد بین مدیریت سرپایی و مدیریت کادر پزشکی در داخل کلینیک رخ می دهد.

این کلینیک بین ساعت 6 صبح تا 8 صبح هیچ بیمار مراجعه نمی کند در حالی که بیماران مراجعه کننده قبل از ساعت 8 صبح 22 نفر بودند. ساعت رسمی کلینیک از ساعت 8:30 صبح شروع می شود و تعداد بیماران در انتظار به 62 نفر رسید. کلینیک ها در آن زمان تنها 13 بیمار را انتظار داشتند و کلینیک فقط هفت مشاور در جلسه صبح داشت.

خدمات پس از بررسی بیمار توسط پزشکان و پرستاران مدیریت می شود. در داخل کلینیک، نوبت بیمار با توجه به زمان رسیدن بیمار است. اولین نوبت دهی اولین خدمت (FIFS) نه اولین نوبت دهی اولین خدمت (FAFS). علت اصلی این موضوع سوء تفاهم و عدم همکاری بخش سرپایی و بخش پزشکی است.

شکل 5 نتیجه 2000 بازدید نمونه انجام شده را نشان می دهد. از شبیه سازی برای مشاهده تاثیر زمان ورود بیمار بر زمان انتظار حیاتی (VWT) استفاده می شود. با توجه به داده های فعلی، AWT همانطور که در شکل 5 نشان داده شده و به عنوان قبل نشان داده شده است 21 دقیقه است. با این حال، اگر نرم افزار مدیریت مطب کنترل ورود به کلینیک اعمال شود، این عدد به 10 دقیقه کاهش می‌یابد، یعنی 52.3% بهبود همانطور که در شکل 5 نشان داده شده و به عنوان After نشان داده شده است. برای حل مشکل فعلی، علاوه بر دستورالعملی که باید در برگه نوبت درج شود، نرم افزار مدیریت مطب صف نباید 30 دقیقه قبل از وقت نوبت هیچ بیمار را بپذیرد. این عملکرد کنترل ورود به کلینیک نامیده می شود و نرم افزار مدیریت مطب باید سیاست را منعکس کند و نباید متفاوت باشد.

لیست توزیع بیماران

عدم نیاز به داده ها عامل دیگری است که بر زمان انتظار بیمار تأثیر می گذارد. در رزرو کلینیک از نام یک مشاور استفاده می شود، اما مشاوران با تیم مشاوران دستیار خود کار می کنند. بنابراین، این مطالعه نشان داده است که نیازهای از دست رفته بر زمان خدمات کلینیک تأثیر می گذارد که به نوبه خود بر زمان انتظار کلینیک تأثیر می گذارد.

هر مشاور/ پزشک به ازای هر 10 بیمار یک دستیار مشاور دارد. دستیار مشاور بخشی از تیمی است که به مشاور کمک می کند تا بیماران را معاینه کند. به عنوان مثال، اگر مشاور 35 بیمار داشته باشد، دو دستیار مشاور در کلینیک به او کمک می کنند. نرم افزار مدیریت مطب رزرو فعلی همه بیماران را تحت نام یک مشاور برنامه ریزی می کند. این بدان معناست که اگر یک مشاور تیمی از دستیاران داشته باشد، نام دستیار در برنامه کلینیک منعکس نمی شود. بنابراین، اگر مشاور دستیاران بیشتری داشته باشد، می تواند بیماران بیشتری را بپذیرد اما در نرم افزار مدیریت مطب رزرو، زمان کاملاً قابل اعتماد نیست.

در مرحله اجرا، از شبیه سازی برای اندازه گیری CWT با استفاده از لیست توزیع بیمار استفاده خواهد شد. در جدول 2، CWT با افزودن و شمارش یک اتاق جدید، با فرض زمان مشاهده فعلی و نتیجه با توجه به تعداد اتاق های مورد انتظار برای 100 بیمار، تغییر می کند. با فرض کلینیک بدون لیست توزیع، برای هر بیمار 18 دقیقه زمان صرف می شود. مدت زمان لازم برای رسیدن بیمار به کلینیک 4 دقیقه است. با لیست توزیع، زمان خدمات کلینیک 15 دقیقه و زمان لازم برای رسیدن بیمار به کلینیک 2 دقیقه است. جدول 2 نشان می دهد که استفاده از لیست توزیع زمان خدمات کلینیک را بهبود می بخشد.

بر اساس نتایج شبیه ‌سازی، تفاوتی بین یک یا دو کلینیک با یا بدون فهرست توزیع وجود ندارد، زیرا تعداد اتاق ‌هایی که در آن ‌ها مدیریت با یک دستیار برای مشاور آسان است، وجود ندارد. اما اگر پزشک بیش از دو اتاق داشته باشد، مدیریت بدون نرم افزار مدیریت مطب برای او مشکل خواهد بود. هنگامی که لیست توزیع برای بیش از دو اتاق استفاده می شود، پیشرفت ها قابل مشاهده است. گذشته از بهبود زمان خدمات کلینیک، مدیریت کلینیک سرپایی می تواند عملکرد پزشک و دستیاران او را به طور جداگانه نظارت کند که در تصمیم گیری های مراقبتی و کارکنان آتی کمک خواهد کرد.

نتیجه گیری و کارهای آینده

بیمارستان های عربستان سعودی مانند بیمارستان های سراسر جهان به دنبال کیفیت در خدمات پزشکی ارائه شده هستند. برای دستیابی به چنین کیفیتی، حل زمان انتظار طولانی در کلینیک های سرپایی یک ضرورت است. این مقاله با مطالعه نرم افزار مدیریت مطب فعلی (OMS) مورد استفاده در کلینیک ‌های KSA، به مشکلات اصلی مؤثر بر زمان انتظار می ‌پردازد. راه حل هایی برای تقویت OMS فعلی پیشنهاد شده است. آزمایش‌های تحلیلی و شبیه‌سازی کاهش زمان انتظار را نشان داده‌اند که در برخی را ه‌حل‌ ها به 2/54 درصد می ‌رسد که در نتیجه بر رضایت بیماران و بهبود کیفیت خدمات مراقبت ‌های بهداشتی در پادشاهی عربستان سعودی تأثیر می ‌گذارد. بکارگیری راه حل های پیشنهادی مستلزم تغییراتی در مؤلفه های OMS و افزایش آگاهی کادر پزشکی و بیماران است.

چندین توصیه از دیدگاه نرم افزار مدیریت مطبی و تجاری که بر جریان بیماران تأثیر می گذارد باید در آینده مورد مطالعه و اعمال نوبت دهی گیرد.

از نرم افزار مدیریت مطب مدیریت مطب توصیه می شود:

• پیاده سازی راه حل های پیشنهادی در بیمارستان KSA.
• یکپارچه سازی نرم افزار مدیریت مطب بالینی و علامت واحد.
• از تلفن همراه برای بررسی خودکار استفاده کنید زیرا بیمارستان KSA یک سازمان بزرگ است و بیمار باید سفارش را از هر کجا پیگیری کند.
• استفاده از داشبورد در نرم افزار مدیریت مطب مدیریت صف.

از نقطه نظر تجاری توصیه می شود:

• مشکل عدم نمایش را با اعمال خط مشی ای حل کنید که برای مثال اگر بیمار سه بار نمایش داده نشود، پرونده بیمار را می بندد.
• همکاری بین نرم افزار مدیریت مطب بالینی و سرپایی برای کاهش تعارض و دستیابی به رضایت بیمار.
• چیدمان کلینیک را مطابق با جریان بیمار تنظیم کنید.
• ایجاد کمیته ای که به مدیریت عالی گزارش می دهد و روی کاهش زمان خدمات کلینیک کار می کند.